Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Was die eAU ist

Seit 2023 stellen Arztpraxen und Krankenhäuser die Arbeitsunfähigkeit gesetzlich versicherter Beschäftigter nicht mehr auf Papier für den Arbeitgeber aus. Die Daten liegen stattdessen bei der Krankenkasse, und der Arbeitgeber ruft sie elektronisch ab. Die Mitarbeitenden müssen die Arbeitsunfähigkeit weiterhin melden, eine gelbe Bescheinigung reichen sie aber nicht mehr ein.

Stampfactory übernimmt diesen Abruf für Sie:

• Aus einer Krankmeldung entsteht automatisch eine eAU-Anforderung.
• Die zuständige Krankenkasse und ihre Datenannahmestelle ermittelt Stampfactory über das offizielle Kassenverzeichnis.
• Die Anforderung wird erst zum zulässigen Zeitpunkt versendet, Sperrfristen nach Rückmeldungen werden eingehalten.
• Rückmeldungen der Krankenkassen werden mehrmals täglich abgeholt und der passenden Krankmeldung zugeordnet.
• Bestätigte AU-Zeiträume stehen direkt an der Krankmeldung, Abweichungen werden hervorgehoben.
• Wird eine Krankmeldung verlängert, fragt Stampfactory die Folgebescheinigung selbstständig an.

Die Übertragung läuft über das Stampfactory-eigene Meldecenter mit verschlüsselter Verbindung zum Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenversicherung.

Voraussetzungen

Damit Stampfactory eine eAU anfragen kann, müssen einige Angaben vollständig sein. Fehlt etwas, entsteht keine Anforderung, und die eAU-Detailansicht zeigt im Stammdaten-Check, welches Feld fehlt.

Angaben zum Unternehmen

Unter Einstellungen > Lohnabrechnung im Bereich SV-Meldedaten / eAU-Absender:

Alle Felder sind unter Lohnabrechnung beschrieben.

Stammdatendatei der GKV

Krankenkassen wählen Sie ausschließlich aus der Stammdatendatei der gesetzlichen Krankenversicherung (Kassenverzeichnis nach § 98a SGB IV). Stampfactory spielt die Datei zentral für alle Kunden ein und aktualisiert sie monatlich. Unter Einstellungen > Lohnabrechnung zeigt die Karte Stammdatendatei der GKV den aktuellen Stand: Version, Stand der Datei, Importdatum und Anzahl der Krankenkassen.

Fehlt die Datei oder liegt der letzte erfolgreiche Import mehr als 45 Tage zurück, erscheint dort eine Warnung. Ohne Stammdatendatei lässt sich keine Krankenkasse auswählen und keine eAU anfragen. Wenden Sie sich in diesem Fall an den Support.

Angaben zur Person

Im Bereich Vertrag & Lohn der jeweiligen Person, siehe Mitarbeitende:

• Rentenversicherungsnummer (Versicherungsnummer). Sie ist Pflicht, denn das eAU-Verfahren erkennt die Person an dieser Nummer. Ohne sie fragt Stampfactory keine eAU an, auch nicht über Geburtsname und Geburtsort. Gemeint ist nicht die Krankenversichertennummer auf der Gesundheitskarte.
• Art der Versicherung (zum Beispiel gesetzlich, familienversichert oder privat) und Beschäftigungsart (zum Beispiel Minijob). Beides wird getrennt gepflegt.
• Krankenkasse aus der Stammdatendatei der GKV. Art der Versicherung und Krankenkasse werden als Versicherungszeiträume mit Gültig-ab-Datum geführt.
• Name, Geburtsdatum, Geschlecht und Eintrittsdatum.
• Betriebsstätte, falls Ihr Unternehmen mehrere Betriebsnummern führt, siehe Betriebsstätten.

Sind alle Pflichtfelder vorhanden, bestätigen Personalverantwortliche die Stammdaten einmal über Stammdaten bestätigen in der eAU-Detailansicht oder im Profil der Person.

Versicherungszeiträume und Kassenwechsel

Eine eAU-Anfrage geht immer an die Krankenkasse, die am ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit zuständig war, auch wenn die Anfrage erst später versendet wird. Deshalb führt Stampfactory Art der Versicherung und Krankenkasse als Zeiträume. Im Bereich Vertrag & Lohn zeigt die Karte Versicherungszeiträume jeden Zeitraum mit von und bis, den aktuellen als Aktuell und künftige als Geplant. Ein Zeitstrahl darüber stellt die Phasen gesetzlich, familienversichert und privat sowie die jeweilige Krankenkasse grafisch dar. Zeiten vor dem ersten Eintrag erscheinen als Keine Angabe.

Ändern Sie im Bearbeiten-Dialog die Art der Versicherung oder die Krankenkasse, fragt der Dialog nach Gültig ab. Vorbelegt ist der Erste des Folgemonats, weil ein Kassenwechsel meist zum Monatsersten wirksam wird. Sie können jedes Datum ab dem Eintrittsdatum wählen:

• Künftiges Datum: Bis zum Vortag bleibt die bisherige Angabe aktuell. Ab dem gewählten Tag gilt die neue.
• Rückwirkendes Datum: Die neue Angabe gilt sofort ab dem gewählten Tag. Bereits versendete eAU-Anfragen bleiben bei der bisherigen Kasse.

Betriebsstätten

Hat Ihr Unternehmen Standorte mit eigener Betriebsnummer, legen Sie diese einmal zentral unter Einstellungen > Lohnabrechnung an. Im Bereich Vertrag & Lohn der Person ordnen Sie dann die Betriebsstätte mit Gültig-ab-Datum zu. Eine freie Eingabe einer Betriebsnummer je Person gibt es nicht. Die Karte Betriebsstätte zeigt jede Zuordnung als Zeitraum mit Name, Ort und Betriebsnummer. Zeiten ohne Zuordnung stehen dort als Hauptbetrieb mit der Betriebsnummer aus den Firmeneinstellungen, denn diese verwendet die eAU dann.

Modul und Berechtigung

Die eAU ist ein eigenes Modul und muss für Ihren Arbeitsbereich freigeschaltet sein. Die Seiten eAU und Datenimport Lohn sehen nur Vorgesetzte, Personalverantwortliche und Admins. Für den Datenimport ist zusätzlich die Berechtigung für Lohndaten nötig.

Ablauf einer Krankmeldung

Wann keine eAU angefragt wird

• Kein Arztbesuch: Wer sich zum Beispiel für einen Tag ohne Arztbesuch krankmeldet, wählt bei Arztbesuch Nein. Es geht keine Anfrage an die Krankenkasse.
• Krankheit ohne AU: Für Krankheitstage, bei denen von vornherein keine Bescheinigung vorliegt, gibt es die Abwesenheitsart Krankheit ohne AU. Sie zählt für Arbeitszeit, Entgeltfortzahlung und Lohnexport wie eine normale Krankmeldung, löst aber nie eine eAU aus. Die Fragen nach Meldung und Arztbesuch entfallen hier.
• Zum AU-Beginn nicht gesetzlich versichert, zum Beispiel privat versichert. Krankmeldung, Abwesenheitsliste und eAU-Ansicht zeigen dann Keine eAU: zum AU-Beginn nicht gesetzlich versichert, und es gibt keine Aktion zum Anfragen.
• Beginn in der Zukunft oder außerhalb des Beschäftigungszeitraums.

Fehlt zum AU-Beginn die Krankenkasse in den Versicherungszeiträumen oder gibt es für diesen Tag noch keinen Eintrag, entsteht keine Anfrage, sondern ein sichtbarer Klärfall in der eAU-Ansicht. Sobald Sie den passenden Versicherungszeitraum nachgetragen haben, prüft Stampfactory den Fall erneut und versendet die Anfrage. Stellt sich dabei heraus, dass die Person zum AU-Beginn nicht gesetzlich versichert war, wird der Fall mit diesem Grund geschlossen.

Nachträglich ändern

Personalverantwortliche können die Angabe Arztbesuch in der Listenansicht der Abwesenheiten direkt an der Krankmeldung umstellen:

• Von Nein auf Ja: Stampfactory legt den Entwurf nach denselben Regeln an wie bei einer neuen Krankmeldung.
• Von Ja auf Nein: Ein noch nicht versendeter Entwurf wird verworfen, ohne dass etwas an die Krankenkasse geht.

Wird eine Krankmeldung gelöscht, abgelehnt oder ihr Beginn geändert, verwirft Stampfactory einen noch nicht versendeten Entwurf ebenfalls. Ist die Anforderung bereits unterwegs, stornieren Sie sie über die eAU-Ansicht.

Abruf-Tag

Die Krankenkasse kann nur Daten liefern, die die Arztpraxis bereits übermittelt hat. Ein zu früher Abruf führt meist zur Rückmeldung Nachweis liegt nicht vor und löst eine Sperrfrist aus. Deshalb legen Sie unter Einstellungen > Lohnabrechnung im Bereich eAU-Abruf fest, ab wann Stampfactory anfragt:

Der erste Tag der Arbeitsunfähigkeit zählt als Tag 1. Beginnt eine Arbeitsunfähigkeit am Montag, 5. Oktober, fragt Stampfactory bei der gesetzlichen Regelung frühestens am Freitag, 9. Oktober, an. Mit Ab Tag 2 wäre es Dienstag, der 6. Oktober.

Für Folgebescheinigungen gilt die Einstellung nicht. Wird eine Krankmeldung über das bestätigte Ende hinaus verlängert, fragt Stampfactory die Folgezeit ab dem Tag nach dem bestätigten Ende an, frühestens einen Tag später.

Sperrfristen und erneute Anfrage

Antwortet die Krankenkasse mit einer Zwischennachricht, darf für dieselbe Arbeitsunfähigkeit eine Zeit lang keine neue Anfrage gestellt werden. Das gilt auch, wenn die Anforderung storniert oder die Krankmeldung gelöscht und neu angelegt wurde. Stampfactory prüft dafür alle früheren Anfragen zum selben AU-Beginn.

Die Frist beginnt mit dem Tag, an dem die Krankenkasse ihre Rückmeldung erstellt hat, nicht mit dem Abholzeitpunkt.

Die eAU-Detailansicht zeigt die Sperre von sich aus an, zum Beispiel Erneute Abfrage möglich ab 15.10. mit dem Grund. Bis dahin sind die Aktionen gesperrt:

• Re-Anfrage legt nach Ablauf der Frist eine neue Anforderung für denselben AU-Beginn an.
• Jetzt anfragen erscheint bei Entwürfen, die wegen einer Zwischennachricht warten. Diese Entwürfe versendet Stampfactory bewusst nicht automatisch, auch nicht nach Ablauf der Frist. Ab dem angezeigten Tag lösen Sie den Versand selbst aus. Vorher prüft das System die Sperrfrist noch einmal.

Liegt eine abschließende Rückmeldung vor, zum Beispiel AU liegt vor, zeigt die Ansicht Keine erneute Abfrage vorgesehen.

Stornieren

Mit Stornieren ziehen Sie eine versendete Anforderung bei der Krankenkasse zurück, etwa wenn die Krankmeldung versehentlich angelegt wurde. Das lässt sich nicht rückgängig machen. Der Storno-Datensatz erscheint in der Historie, lässt sich selbst aber weder stornieren noch erneut anfragen. Auch nach einem Storno gelten die Sperrfristen aus einer vorherigen Zwischennachricht weiter.

Die eAU-Ansicht

Unter eAU in der Navigation sehen Personalverantwortliche alle Anforderungen mit Person, AU-Beginn, Krankenkasse, Status und letzter Rückmeldung. Filtern lässt sich nach Status, Person und Zeitraum. Ein Klick öffnet die Detailansicht mit Stammdaten-Check, bestätigten AU-Daten und der Rückmeldungs-Historie. Von einer Krankmeldung in den Abwesenheiten führt das eAU-Badge direkt zur passenden Anforderung.

Kann eine Anforderung nicht versendet werden, weil zum Beispiel zum AU-Beginn keine Krankenkasse hinterlegt ist, erscheint sie als Klärfall mit einem Klärungsgrund in Klartext.

Rückmeldungen lesen

Jede Rückmeldung trägt ein Kennzeichen, das Stampfactory in Klartext übersetzt:

In der Rückmeldungs-Historie steht bei jedem Eintrag, welche Krankenkasse geantwortet hat, mit Name und Betriebsnummer. Nach einem Kassenwechsel können so zwei Kassen auf dieselbe Anfrage antworten, beide Einträge bleiben sichtbar.

Storniert eine Krankenkasse eine eigene Rückmeldung, erscheint der Storno als eigener Eintrag, und die betroffene Rückmeldung wird mit Von der Kasse storniert am und Datum markiert. Gelöscht wird nichts.

Bestätigte AU-Zeiten übernehmen

Bestätigt die Krankenkasse die Arbeitsunfähigkeit, zeigt die Detailansicht unter Bestätigte AU-Daten den bestätigten Zeitraum neben dem erfassten. Weicht beides ab, erscheint ein Hinweis. Die bestätigten Zeiten werden an die Krankmeldung zurückgeschrieben. Reicht die Krankmeldung über das bestätigte Ende hinaus, fragt Stampfactory die Folgezeit automatisch an.

Klärungsliste

Manche Rückmeldungen lassen sich keiner Anforderung eindeutig zuordnen, etwa wenn eine Kasse mit einer abweichenden Referenz antwortet. Diese Rückmeldungen gehen nicht verloren, sondern landen in der Klärungsliste oben auf der eAU-Seite. Sie zeigt Eingang, Kennzeichen, antwortende Kasse, Aktenzeichen und Versicherungsnummer. Über Zuordnen wählen Sie die passende Anforderung, danach erscheint die Rückmeldung in deren Historie.

Prüfung vor dem Versand

Bevor eine Anforderung das Haus verlässt, prüft Stampfactory sie zweifach: gegen das offizielle Datenformat und mit dem Kernprüfprogramm der gesetzlichen Krankenversicherung. Nur fehlerfreie Anforderungen gehen an die Krankenkasse. Fällt eine Anforderung durch, erhält nur sie den Status Prüffehler, alle anderen gehen normal raus.

Unmittelbar vor dem Versand prüft Stampfactory außerdem noch einmal, ob die Anfrage mit den aktuellen Daten überhaupt zulässig ist. Hat sich zum Beispiel die Krankenkasse geändert, wird der Entwurf als Klärfall zurückgestellt statt versendet.

Fehler beheben

Testmeldung ohne Kernprüfung

Admins sehen in der eAU-Ansicht zusätzlich die Aktion Testmeldung senden. Sie erscheint nur, solange das Meldecenter im Erprobungsbetrieb läuft, nicht im Echtbetrieb. Die Testmeldung umgeht bewusst die Kernprüfung, damit sich Fehlerrückmeldungen der Datenannahmestelle gezielt erproben lassen, etwa mit dem absichtlich fehlerhaften Familiennamen AAAAAAAAAA. Leere Felder übernehmen die Stammdaten der ausgewählten Person. In der Detailansicht ist eine Testmeldung entsprechend gekennzeichnet.

Datenimport aus dem Lohnprogramm

Die Stammdaten für die eAU führen Sie in der Regel bereits in Ihrem Lohnprogramm. Unter Datenimport Lohn gleichen Sie sie mit Stampfactory ab, statt sie doppelt zu pflegen.

Jeder Befund trägt einen Code und einen Klartext. Einige Regeln, die Ihnen im Bericht begegnen können:

• Gültigkeit je Abrechnungsmonat: Krankenkasse und Versicherungsart gelten ab dem Monat, für den die Lohndaten stehen. Rückwirkende Korrekturen aus der Abrechnung erzeugen eigene Einträge in der Krankenkassen-Historie. Wer denselben Monat erneut importiert, erzeugt keine Dubletten.
• Versicherungsart aus dem Beitragsgruppenschlüssel: Ob jemand gesetzlich versichert ist, leitet Stampfactory aus dem Beitragsgruppenschlüssel ab.
• Minijob-Zentrale: Bei geringfügig Beschäftigten steht im Lohnprogramm oft die Minijob-Zentrale als Einzugsstelle. Sie ist aber nicht die Krankenkasse für die eAU. Stampfactory übernimmt sie deshalb nicht als Krankenkasse und bietet in der Zeile den Weg zur manuellen Erfassung der tatsächlichen Kasse an.
• Versicherungsnummer: Eine Nummer mit falscher Prüfziffer oder Bereichsnummer wird nicht übernommen. Passt das Geburtsdatum in der Nummer nicht zum erfassten Geburtsdatum, müssen Sie die Übernahme einzeln bestätigen. Solche Zeilen überspringt Alle übernehmen.

Erinnerungen

Damit die Daten aktuell bleiben, erinnert Stampfactory Personalverantwortliche an zwei Termine:

• Datenimport im Januar fällig: Einmal im Jahr, spätestens im Januar, sollte ein Import aus dem Lohnprogramm erfolgen.
• Kassen-Aktualität prüfen: Spätestens sechs Monate nach dem letzten Import oder der letzten Prüfung sollten Sie kontrollieren, ob die hinterlegten Krankenkassen noch stimmen. Mit Kassen geprüft bestätigen Sie die Prüfung, der Hinweis verschwindet.

Die Seite Datenimport Lohn zeigt außerdem, wann zuletzt importiert und geprüft wurde.

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