Zeiterfassung Pflege: für Pflegedienste & Kliniken
Dienstplanung, Nachtschicht-Dokumentation und mobile Zeiterfassung für ambulante Pflegedienste, stationäre Einrichtungen und Kliniken. Rechtssicher, DSGVO-konform und einfach in der Anwendung.
Zeiterfassung in der Pflege: besondere Herausforderungen
Die Pflegebranche stellt besondere Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung. Wechselnde Schichtmodelle, Nachtdienste, kurzfristige Dienstplanänderungen und die strenge Dokumentationspflicht machen eine manuelle Erfassung nahezu unmöglich, und fehleranfällig.
Dazu kommt: Ambulante Pflegekräfte sind ständig unterwegs, arbeiten an wechselnden Einsatzorten und haben keinen festen Arbeitsplatz. Eine moderne Cloud-Zeiterfassung muss all das abbilden können.
Früh-, Spät- und Nachtschichten, geteilte Dienste, Bereitschaftszeiten: Die Dienstplanung in der Pflege ist hochkomplex und ändert sich ständig.
Nachtarbeit muss korrekt dokumentiert und mit Zuschlägen vergütet werden. Manuelle Berechnung führt regelmäßig zu Fehlern und Nachzahlungen.
Pflegeeinrichtungen unterliegen besonderen Dokumentationspflichten. Arbeitszeiten müssen lückenlos und revisionssicher nachweisbar sein.
Ambulante Pflegekräfte fahren von Patient zu Patient. Eine stationäre Stempeluhr funktioniert hier nicht, mobile Zeiterfassung ist unverzichtbar.
Pflegekräfte arbeiten an verschiedenen Stationen, in unterschiedlichen Häusern oder beim Patienten zu Hause. Die Zeiterfassung muss standortunabhängig funktionieren.
Entwickelt für die Anforderungen der Pflege
Stampfactory vereint Schichtplanung, Zeiterfassung und Lohnexport in einer einzigen Plattform. Pflegekräfte stempeln per NFC-Terminal in der Einrichtung oder mobil per App beim Patienten. Pflegedienstleitungen sehen Anwesenheiten in Echtzeit und können Dienste flexibel umplanen.
Nachtschichten, geteilte Dienste und Bereitschaftszeiten werden automatisch erkannt und korrekt zugeordnet. Der DATEV-Export übergibt die Stundendaten inklusive Zuschläge direkt an die Lohnbuchhaltung, ohne manuelles Abtippen.
Das Ergebnis: weniger Verwaltungsaufwand, weniger Fehler und mehr Zeit für das, was zählt: die Versorgung Ihrer Patienten.
Funktionen speziell für die Pflege
Erstellen Sie Dienstpläne mit Früh-, Spät- und Nachtschichten. Kurzfristige Änderungen und Tausch-Anfragen verwalten Sie digital.
Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge werden automatisch berechnet und im DATEV-Export korrekt ausgewiesen.
Ambulante Pflegekräfte erfassen Zeiten per App direkt beim Patienten. Optional mit GPS-Standortnachweis.
Lückenlose, revisionssichere Dokumentation aller Arbeitszeiten. Jederzeit bereit für Prüfungen durch Aufsichtsbehörden.
Stundendaten inklusive Zuschläge und Schichtinformationen per Knopfdruck an den Steuerberater oder die Lohnbuchhaltung übergeben.
Verwalten Sie alle Pflegeeinrichtungen, Stationen und ambulante Touren in einer zentralen Plattform.
Gesetzliche Anforderungen an die Zeiterfassung in der Pflege
Die Pflegebranche unterliegt strengen arbeitsrechtlichen Vorgaben. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) schreibt vor, dass zwischen zwei Schichten eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden eingehalten werden muss. In Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen kann diese auf 10 Stunden verkürzt werden, allerdings nur mit Ausgleich innerhalb von vier Wochen.
Nachtarbeitnehmer haben Anspruch auf regelmäßige arbeitsmedizinische Untersuchungen und Nachtarbeitszuschläge. Die tägliche Arbeitszeit darf grundsätzlich acht Stunden nicht überschreiten, kann aber auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn der Ausgleich innerhalb von sechs Monaten erfolgt.
Stampfactory prüft automatisch, ob die gesetzlichen Ruhezeiten zwischen den Schichten eingehalten werden, und warnt bei Verstößen. So schützen Sie Ihre Mitarbeiter und vermeiden Bußgelder. Alle Aufzeichnungen werden revisionssicher für mindestens zwei Jahre gespeichert.
Hardware-Empfehlung für Pflegeeinrichtungen
Für stationäre Einrichtungen empfehlen wir ein NFC-Terminal am Eingang: Pflegekräfte stempeln beim Betreten und Verlassen der Station einfach mit ihrem NFC-Chip oder -Ausweis. Für ambulante Pflegedienste ist die mobile App die ideale Ergänzung: Zeiterfassung direkt beim Patienten, mit optionalem GPS-Nachweis.
Wandmontage am Eingang der Pflegestation. Pflegekräfte stempeln beim Kommen und Gehen mit ihrem NFC-Ausweis, in unter einer Sekunde.
Ideal für: stationäre Pflege, Kliniken, Seniorenheime
Mehr erfahren →Zeiterfassung direkt beim Patienten per Smartphone. Automatische Tourenzuordnung und optionaler GPS-Nachweis für den Arbeitgeber.
Ideal für: ambulante Pflegedienste, Hauskrankenpflege
Mehr erfahren →Häufige Fragen zur Zeiterfassung in der Pflege
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Ja. Seit dem BAG-Urteil 2022 sind alle Arbeitgeber, auch Pflegeeinrichtungen, verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. In der Pflege gelten zusätzlich die besonderen Regelungen des Arbeitszeitgesetzes zu Ruhezeiten und Nachtarbeit.
Mit der Stampfactory-App stempeln ambulante Pflegekräfte direkt beim Patienten per Smartphone ein und aus. Die App funktioniert auch offline und synchronisiert die Daten, sobald wieder eine Internetverbindung besteht. Optional kann der GPS-Standort als Nachweis erfasst werden.
Ja. Stampfactory erkennt Nachtarbeit automatisch anhand der gebuchten Zeiten und berechnet die Zuschläge nach Ihren hinterlegten Regeln. Die Zuschläge fließen direkt in den DATEV-Export ein, kein manuelles Nachrechnen mehr.
Ja. Das System prüft automatisch, ob zwischen zwei Schichten die gesetzliche Ruhezeit von mindestens 11 Stunden (bzw. 10 Stunden in Pflegeeinrichtungen) eingehalten wird. Bei Unterschreitung erhalten Pflegedienstleitungen eine Warnung.
Ja. Sie können beliebig viele Standorte, Stationen und ambulante Touren in einer zentralen Plattform verwalten. Jeder Standort kann eigene Terminals haben, und die Auswertung erfolgt standortübergreifend oder pro Einrichtung.
Die Kosten richten sich nach der Anzahl der Mitarbeiter. Stampfactory bietet flexible Preismodelle speziell für Pflegeeinrichtungen. Testen Sie alle Funktionen 6 Wochen kostenlos, ohne Zahlungsdaten. Details finden Sie auf unserer Preisseite.
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Testen Sie Stampfactory 6 Wochen kostenlos: mit Dienstplanung, mobiler App und NFC-Terminals. Ohne Zahlungsdaten.