Zeiterfassung Kita: für Kindertagesstätten
Flexible Arbeitszeitmodelle, Teilzeit-Verwaltung und Dienstplanung für Erzieherinnen und Erzieher. Rechtssicher, DSGVO-konform und perfekt auf die Bedürfnisse von Kindertagesstätten abgestimmt.
Zeiterfassung in der Kita: besondere Herausforderungen
Kindertagesstätten stehen vor einzigartigen Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung. Unterschiedliche Betreuungszeiten, ein hoher Anteil an Teilzeitkräften, kurzfristige Vertretungsregelungen und strenge Dokumentationspflichten machen eine manuelle Erfassung aufwendig und fehleranfällig.
Hinzu kommt: Viele Kitas befinden sich in kommunaler oder kirchlicher Trägerschaft mit besonderen tariflichen und organisatorischen Vorgaben. Eine moderne Cloud-Zeiterfassung muss all diese Besonderheiten zuverlässig abbilden können.
Frühbetreuung, Kernzeit, Nachmittagsbetreuung: Die Öffnungszeiten einer Kita erfordern flexible Schichtmodelle, die sich täglich ändern können.
Ein Großteil des Kita-Personals arbeitet in Teilzeit mit unterschiedlichsten Stundenmodellen. Dazu kommen Praktikanten, Aushilfen und Integrationshelfer mit eigenen Verträgen.
Krankheitsausfälle müssen kurzfristig kompensiert werden, oft gruppenübergreifend. Die Übersicht über verfügbare Vertretungskräfte ist bei manueller Planung kaum möglich.
Viele Kitas unterstehen kommunalen, kirchlichen oder freien Trägern mit jeweils eigenen tariflichen Vorgaben (TVöD, AVR) und Abrechnungsmodalitäten.
Arbeitszeiten, Pausenzeiten und Überstunden müssen lückenlos dokumentiert werden, sowohl für die interne Abrechnung als auch für Prüfungen durch den Träger oder das Jugendamt.
Entwickelt für die Anforderungen von Kitas
Stampfactory vereint Urlaubsverwaltung, Dienstplanung und Arbeitszeiterfassung in einer einzigen Plattform. Erzieherinnen und Erzieher stempeln morgens am NFC-Terminal im Eingangsbereich ein und abends wieder aus: schnell, unkompliziert und ohne Papierkram.
Teilzeitmodelle, Überstundenkonten und Vertretungsregelungen werden automatisch verwaltet. Die Kita-Leitung sieht jederzeit auf einen Blick, wer anwesend ist, wer Urlaub hat und wo Vertretungsbedarf besteht. Der DATEV-Export übergibt die Stundendaten direkt an die Lohnbuchhaltung, ohne manuelles Abtippen.
Das Ergebnis: weniger Verwaltungsaufwand für die Leitung, transparente Arbeitszeiten für das Team und mehr Zeit für das, was wirklich zählt: die Betreuung der Kinder.
Funktionen speziell für Kindertagesstätten
Bilden Sie alle gängigen Arbeitszeitmodelle ab: Vollzeit, Teilzeit, Gleitzeit, feste Schichten oder individuelle Wochenstundenmodelle, alles in einer Plattform.
Verwalten Sie unterschiedlichste Teilzeitverträge mit individuellen Wochenstunden, Sollzeiten und Überstundenkonten. Jedes Stundenmodell wird korrekt abgerechnet.
Bei Krankheit oder Ausfall sehen Sie sofort, welche Kräfte verfügbar sind. Vertretungen werden dokumentiert und in der Zeitabrechnung korrekt berücksichtigt.
Erstellen Sie übersichtliche Dienstpläne für alle Gruppen und Bereiche. Änderungen werden in Echtzeit synchronisiert und das Team automatisch benachrichtigt.
Stundendaten inklusive Überstunden und Zuschläge per Knopfdruck an den Steuerberater oder die Lohnbuchhaltung übergeben, kein manuelles Abtippen mehr.
Urlaubsanträge digital einreichen und genehmigen. Resturlaub, Sonderurlaub und Bildungsurlaub werden automatisch berechnet und übersichtlich dargestellt.
Gesetzliche Anforderungen an die Zeiterfassung in der Kita
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gilt selbstverständlich auch für Kindertagesstätten. Die tägliche Arbeitszeit darf grundsätzlich acht Stunden nicht überschreiten und kann nur unter bestimmten Voraussetzungen auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, sofern ein Ausgleich innerhalb von sechs Monaten erfolgt.
Seit dem BAG-Urteil 2022 und der daraus folgenden Zeiterfassungspflicht sind alle Arbeitgeber, auch Kita-Träger, verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch und elektronisch zu erfassen. Das gilt für Vollzeit- ebenso wie für Teilzeitkräfte, Aushilfen und geringfügig Beschäftigte.
Stampfactory erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Zeiterfassung. Arbeitszeiten werden revisionssicher für mindestens zwei Jahre gespeichert, Pausenzeiten automatisch dokumentiert und Höchstarbeitszeiten überwacht. So sind Sie bei Prüfungen durch Aufsichtsbehörden oder den Träger jederzeit auf der sicheren Seite.
Hardware-Empfehlung für Kindertagesstätten
Für Kitas empfehlen wir ein NFC-Terminal im Eingangsbereich: Erzieherinnen und Erzieher stempeln beim Betreten und Verlassen der Einrichtung einfach mit ihrem NFC-Chip oder -Ausweis: schnell, berührungslos und ohne Stau am Terminal. Die Bedienung ist so einfach, dass keine Schulung notwendig ist.
Wandmontage im Eingang der Kita. Erzieherinnen und Erzieher stempeln beim Kommen und Gehen mit ihrem NFC-Ausweis, berührungslos und in unter einer Sekunde.
Ideal für: Kindertagesstätten, Kindergärten, Horte
Mehr erfahren →Für Mitarbeiter, die zwischen mehreren Einrichtungen pendeln oder bei Ausflügen und Fortbildungen unterwegs sind. Zeiterfassung direkt per Smartphone.
Ideal für: Springer, Leitungskräfte, Fortbildungstage
Mehr erfahren →Häufige Fragen zur Zeiterfassung in der Kita
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Ja. Seit dem BAG-Urteil 2022 sind alle Arbeitgeber, auch Kita-Träger, verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Das gilt für Erzieher in Vollzeit ebenso wie für Teilzeitkräfte, Praktikanten und geringfügig Beschäftigte.
Ja. Stampfactory bildet beliebige Teilzeitmodelle ab, ob 20, 25 oder 32 Wochenstunden. Für jeden Mitarbeiter können individuelle Sollzeiten, Überstundenkonten und Gleitzeitregelungen hinterlegt werden. Die Abrechnung erfolgt automatisch und fehlerfrei.
Das NFC-Terminal wird im Eingangsbereich der Kita montiert. Beim Betreten und Verlassen halten die Mitarbeiter einfach ihren NFC-Chip oder -Ausweis an das Gerät, die Buchung erfolgt in unter einer Sekunde. Keine PIN-Eingabe, keine Warteschlange.
Ja. Träger mit mehreren Einrichtungen verwalten alle Kitas in einer zentralen Plattform. Jeder Standort kann eigene Terminals und Dienstpläne haben. Auswertungen erfolgen pro Einrichtung oder trägerübergreifend.
Ja. Stampfactory lässt sich flexibel an die Anforderungen kommunaler, kirchlicher und freier Träger anpassen. Tarifliche Vorgaben wie TVöD oder AVR können bei der Arbeitszeitberechnung und beim DATEV-Export berücksichtigt werden.
Die Kosten richten sich nach der Anzahl der Mitarbeiter. Stampfactory bietet flexible Preismodelle speziell für Kitas und Kita-Träger. Testen Sie alle Funktionen 6 Wochen kostenlos, ohne Zahlungsdaten. Details finden Sie auf unserer Preisseite.
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