Abwesenheiten
Urlaub, Krankmeldungen, Geschäftsreisen und Überstundenausgleich verwalten
Übersicht
Im Abwesenheitsmodul verwalten Sie alle Arten von Abwesenheiten. Mitarbeitende stellen Anträge selbst, Vorgesetzte genehmigen oder lehnen diese ab. Über der Ansicht sehen Sie die wichtigsten Kennzahlen: Heute abwesend, Offene Anträge, Krankenquote und Verfall-Risiko (Personen mit verfallendem Resturlaub).
Für die Übersicht stehen drei Ansichten zur Verfügung, zwischen denen Sie oben umschalten:
- Planer: Team-Zeitleiste über drei Wochen mit Heute-Linie
- Liste: alle Abwesenheiten als Tabelle
- Jahr: Jahresüberblick pro Person
Abwesenheitsarten
Stampfactory unterstützt folgende Standard-Abwesenheitsarten:
| Art | Beschreibung |
|---|---|
| Urlaub | Bezahlter Erholungsurlaub (wird vom Urlaubskonto abgezogen) |
| Halber Urlaubstag | Halber Tag Urlaub (0,5 Tage werden abgezogen) |
| Krankheit | Krankmeldung (kein Abzug vom Urlaubskonto) |
| Krankheit ohne AU | Krankmeldung, für die keine ärztliche Bescheinigung vorliegt. Zählt wie Krankheit, löst aber nie eine eAU aus. |
| Geschäftsreise | Dienstreise (Arbeitszeit wird als Soll angerechnet) |
| Überstundenausgleich | Freier Tag durch Abbau von Überstunden |
Über die Abwesenheitsarten in den Einstellungen können Sie zusätzliche, unternehmensspezifische Arten erstellen (z.B. Sonderurlaub, Fortbildung, Elternzeit). Eigene Krankheits-Varianten markieren Sie dort als eAU-relevant, wenn sie wie die Art Krankheit eine eAU auslösen sollen.
Abwesenheit beantragen
Klicken Sie auf Neue Abwesenheit und wählen Sie die gewünschte Art.
Wählen Sie Start- und Enddatum. Wochenenden und Feiertage werden automatisch ausgeschlossen.
Legen Sie eine Vertretung fest. Diese wird über den Antrag benachrichtigt und bestätigt die Vertretung.
Der Antrag wird an die zuständige Person zur Genehmigung weitergeleitet.
Antrag zurückziehen
Solange ein Antrag noch nicht genehmigt wurde, kann er von der antragstellenden Person zurückgezogen werden.
Anträge genehmigen oder ablehnen
Vorgesetzte sehen offene Anträge in der Abwesenheitsübersicht und im Dashboard-Posteingang. Jeder Antrag zeigt die gewählte Vertretung sowie einen automatischen Besetzungs-Check, der bei Engpässen warnt (z.B. wenn die Mindestbesetzung unterschritten würde).
- Genehmigen: Der Antrag wird bestätigt und in der Arbeitszeitberechnung berücksichtigt.
- Ablehnen: Der Antrag wird abgelehnt, die antragstellende Person wird benachrichtigt.
- Konfliktfreie sammeln genehmigen: Anträge ohne Besetzungskonflikt lassen sich in einem Schritt genehmigen.
Genehmigte Urlaubstage werden automatisch vom Urlaubskonto abgezogen. Bei Ablehnung oder Zurückziehung werden die Tage wieder gutgeschrieben.
Krankmeldung und eAU
Bei Krankmeldungen ruft Stampfactory die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) selbstständig bei der Krankenkasse ab, sofern das Modul eAU aktiv ist. Dafür fragt der Dialog bei jeder eAU-relevanten Abwesenheitsart zwei Angaben ab:
| Angabe | Bedeutung |
|---|---|
| AU dem Arbeitgeber gemeldet | Die Arbeitsunfähigkeit wurde dem Arbeitgeber mitgeteilt. Vorbelegt mit Ja. |
| Arztbesuch | Eine Ärztin oder ein Arzt hat die Arbeitsunfähigkeit festgestellt. Ja gilt auch für Krankenhaus- und Reha-Aufenthalte. Vorbelegt mit Ja. |
Nur wenn beide Angaben Ja lauten, fragt Stampfactory die eAU an. Wer ohne Arztbesuch krank ist, wählt bei Arztbesuch Nein oder gleich die Abwesenheitsart Krankheit ohne AU. Dann geht keine Anfrage an die Krankenkasse.
In der Liste tragen Krankmeldungen ein eAU-Badge mit dem aktuellen Stand, zum Beispiel Versand ab mit Datum oder AU liegt vor. Ein Klick darauf öffnet die Anforderung. Personalverantwortliche können die Angabe Arztbesuch dort auch nachträglich umstellen. Das geht nur in der Web-App, nicht in der Mobile App und nicht am Terminal.
Wie Abruf-Tag, Sperrfristen und Rückmeldungen funktionieren, steht auf der Seite Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU).
Planer
Der Planer zeigt alle Abwesenheiten des Teams als Zeitleiste über drei Wochen mit einer Heute-Linie:
- farbcodiert nach Abwesenheitsart
- filterbar nach Abteilung, Zeitraum und Art
- Überschneidungen sind auf einen Blick erkennbar
Verfall-Risiko
Personen mit verfallendem Resturlaub werden als Verfall-Risiko ausgewiesen. Per Klick erinnern Sie die betroffenen Beschäftigten daran, ihren Urlaub rechtzeitig einzuplanen.
Urlaubskonto
Das Urlaubskonto zeigt für jede Person:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Gesamtanspruch | Jährlicher Urlaubsanspruch in Tagen |
| Genommen | Bereits genommene oder genehmigte Urlaubstage |
| Verbleibend | Noch verfügbare Urlaubstage |
| Übertrag | Resturlaub aus dem Vorjahr |
Urlaubsansprüche werden jährlich automatisch angelegt und können pro Person individuell angepasst werden.
Stundenkonto
Das Stundenkonto (Überstundenkonto) zeigt den kumulierten Saldo:
- Monatlich aufgebaut: Summe der täglichen Über-/Minderstunden
- Monatlich abgebaut: Durch Überstundenausgleich
- Saldo: Aktueller Stand des Stundenkontos
Das Konto wird monatlich automatisch fortgeschrieben.
Meine Abwesenheiten
Unter Meine Abwesenheiten sehen Mitarbeitende ihre eigenen Anträge:
- Status (Ausstehend, Genehmigt, Abgelehnt)
- verbleibendes Urlaubskonto
- Möglichkeit, neue Anträge zu stellen oder offene zurückzuziehen