Arbeitsbescheinigung

Was die Funktion ist

Endet ein Beschäftigungsverhältnis, muss der Arbeitgeber auf Verlangen der Agentur für Arbeit oder der beschäftigten Person eine Arbeitsbescheinigung ausstellen. Stampfactory erzeugt diese Bescheinigung aus den vorhandenen Stammdaten, lässt Sie jeden Wert prüfen und legt das fertige PDF in der Personalakte ab.

Es gibt zwei Bescheinigungstypen:

• Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III für Leistungen bei Arbeitslosigkeit in Deutschland.
• Arbeitsbescheinigung für Zwecke des über- und zwischenstaatlichen Rechts nach § 312a SGB III für Personen, die Leistungen bei Arbeitslosigkeit in einem anderen EU- oder EWR-Staat beantragen.

Die Funktion richtet sich an Personalverantwortliche mit Schreibrecht auf die Lohndaten.

Voraussetzungen

• Modul Lohn ist aktiv.
• Freischaltung durch Stampfactory. Die Funktion ist zunächst auf Anfrage verfügbar und wird je Bescheinigungstyp freigeschaltet. Ist nur ein Typ aktiv, bietet Stampfactory auch nur diesen an.
• Berechtigung Lohn verwalten. Mit reiner Leseberechtigung sehen Sie vorhandene Bescheinigungen, können aber keine erstellen.
• Erfasster Austritt. Der Beschäftigungszeitraum der Person hat ein Ende. Ohne Austritt weist Stampfactory darauf hin, dass zuerst der Austritt zu erfassen ist.
• Gepflegte Firmendaten: Betriebsnummer, Anschrift und Ansprechperson.
• Lohndaten der Person: Anschrift, Rentenversicherungsnummer, Steuerklasse, Beitragsgruppen und Vertragsdaten.
• Vergütung mit Wochenstunden. Bei Stundenlohn zusätzlich die monatlichen Abrechnungen für den Bescheinigungszeitraum.

So erstellen Sie eine Arbeitsbescheinigung

1. Öffnen Sie die Personalakte der Person und gehen Sie zur Karte Arbeitsbescheinigungen.
2. Wählen Sie Arbeitsbescheinigung erstellen und dann den Bescheinigungstyp.
3. Füllen Sie die Kurzerfassung aus:
   • Verlangt von: Agentur für Arbeit oder beschäftigte Person.
   • 24 Monate: Fordert die Agentur Entgeltangaben für 24 statt 12 Monate? (nur bei § 312)
   • Urlaubsabgeltung ausgezahlt oder offen.
   • Arbeitszeitänderung in den letzten Monaten, mit Grund.
   • Beendigung durch: Kündigung, Aufhebungsvertrag, Fristablauf und so weiter.
   • Kündigung am und Kündigungsfrist.
   • Abweichender Beschäftigungsort, falls die Person nicht am Firmensitz gearbeitet hat.
   • Beim Typ § 312a außerdem der im Anforderungsschreiben genannte Bescheinigungszeitraum.
4. Stampfactory zeigt die Prüfung der Abschnitte A bis K des Vordrucks. Jeder Wert nennt seine Quelle. Fehlen Stammdaten, steht dort ein Hinweis mit Link zur passenden Stelle, etwa den Firmendaten oder den Lohndaten der Person.
5. Prüfen Sie mit der Vorschau. Sie zeigt das PDF mit dem Wasserzeichen „Entwurf“.
6. Klicken Sie auf Ausstellen. Solange Pflichtangaben fehlen, lässt sich die Bescheinigung nicht ausstellen, und Stampfactory nennt die betroffenen Ziffern.

Beim Ausstellen werden alle Werte eingefroren. Spätere Änderungen an den Stammdaten, etwa an der Steuerklasse, verändern eine ausgestellte Bescheinigung nicht. Das PDF landet im Ordner Arbeitsbescheinigungen der Personalakte und ist für die Person selbst sichtbar. In diesen Ordner lassen sich keine Dokumente von Hand hochladen.

Korrigieren

Ausgestellte Bescheinigungen lassen sich nicht ändern. Wenn etwas nicht stimmt, legen Sie eine neue Version an. Sie übernimmt Ihre manuellen Eingaben, berechnet die automatischen Werte neu und ersetzt nach dem Ausstellen die bisherige Version. Beide PDFs bleiben in der Personalakte erhalten.

Stornieren

Entwürfe und ausgestellte Bescheinigungen können Sie mit einer Begründung stornieren. Das PDF verschwindet dabei aus der Personalakte. Der Vorgang selbst bleibt mit Begründung, Person und Zeitpunkt nachvollziehbar erhalten.

Was wird automatisch vorbelegt und woher

Jeder Wert ist überschreibbar und zeigt seine Quelle. Manuell geänderte Werte sind als solche gekennzeichnet.

Was Sie selbst angeben

Diese Angaben kennt Stampfactory nicht und fragt sie daher bei Ihnen ab:

• Details zur Kündigung
• Angaben zur Sozialauswahl
• Abfindung
• Freistellung
• Einmalzahlungen
• Rechtskreis

Plattformen

Die Arbeitsbescheinigung steht nur in der Web-App zur Verfügung, nicht in der Desktop-, Mobile- oder Terminal-App.