Nach der Registrierung führen Sie die folgenden Schritte durch, um Ihre Zeiterfassung einzurichten. Fast alle Einrichtungsschritte erledigen Sie unter Einstellungen.

Hinweis

Einstellungen sind ein Karten-Hub. Unter Einstellungen finden Sie alle Konfigurationsbereiche als Kacheln, gruppiert nach Allgemein, Organisation, Zeiterfassung & Planung, Hardware und Abrechnung. Über das Suchfeld oben springen Sie direkt zum gewünschten Bereich.

1. Allgemeine Einstellungen

Legen Sie zunächst die Grunddaten Ihrer Organisation fest unter Einstellungen > Allgemein:

Firmenname
Zeitzone (Grundlage aller Arbeitszeitberechnungen)
Regionale Einstellungen

Mehr dazu unter Einstellungen.

2. Einheiten und Standorte

Bilden Sie Ihre Organisationsstruktur ab, bevor Sie Mitarbeitende anlegen:

Standorte anlegen, falls Sie mehrere Niederlassungen haben (siehe Standorte)
Einheiten und Abteilungen erstellen, um Ihr Team zu gruppieren (siehe Abteilungen)
Kostenstellen einrichten, wenn Sie Arbeitszeiten nach Kostenstellen auswerten (siehe Kostenstellen)

Diese Bereiche finden Sie unter Einstellungen > Organisation.

3. Arbeitszeitmodelle erstellen

Arbeitszeitmodelle definieren die Soll-Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden. Erstellen Sie mindestens ein Modell, bevor Sie Mitarbeitende anlegen.

Öffnen Sie Einstellungen > Arbeitszeitmodelle und klicken Sie auf Neues Arbeitszeitmodell.

Definieren Sie für jeden Wochentag die Arbeitszeiten, Pausen und ggf. Kernzeiten.

Wählen Sie zwischen Tagschicht, Nachtschicht oder Dynamische Schicht.

Mehr dazu unter Arbeitszeitmodelle.

4. Feiertagskalender zuweisen

Feiertagskalender sorgen dafür, dass Feiertage bei der Arbeitszeitberechnung korrekt berücksichtigt werden. Sie verwalten sie unter Einstellungen > Feiertagskalender.

Nutzen Sie die Systemkalender für gesetzliche Feiertage nach Bundesland
Oder erstellen Sie eigene Kalender für unternehmensspezifische freie Tage

Mehr dazu unter Feiertagskalender.

5. Mitarbeitende anlegen

Legen Sie nun Ihre Mitarbeitenden an und weisen Sie ihnen ein Arbeitszeitmodell und einen Feiertagskalender zu.

Öffnen Sie Mitarbeitende und klicken Sie auf Neue Person.

Geben Sie Name und Personalcode ein. Die E-Mail-Adresse ist optional.

Weisen Sie ein Arbeitszeitmodell, einen Feiertagskalender und ggf. eine Abteilung und einen Standort zu.

Bestimmen Sie die Rolle (z.B. Mitarbeitende, HR Admin, Workspace Admin).

Mehr dazu unter Mitarbeitende.

6. Optionale Module aktivieren

Stampfactory ist modular aufgebaut. Aktivieren Sie unter Einstellungen > Erweiterungen nur die Module, die Sie benötigen. Basis-Module wie Mitarbeitende, Einheiten, Arbeitszeiten und Feiertage sind immer aktiv.

Modul	Beschreibung
Abwesenheiten	Urlaub, Krankmeldung, Geschäftsreisen
Dienstplan	Schichtplanung mit Besetzung, Tausch und Zuschlägen
Projekte	Projektzeiterfassung
Kostenstellen	Kostenstellenverwaltung
Lohnabrechnung	Vergütungen und Payroll-Daten
DATEV	Integration mit DATEV Lohn & Gehalt
NFC-Tags	Stempeln per NFC-Karte
Kurzarbeit	Kurzarbeit-Verwaltung
Stimmungserfassung	Tägliche Stimmungsabfrage

Jedes Modul lässt sich über die Erweiterungen-Kachel ein- und ausschalten. Aktive Module erscheinen anschließend als eigene Kacheln in den Einstellungen bzw. als Menüpunkte in der Navigation.

7. Zeiterfassung starten

Ihre Mitarbeitenden können nun stempeln:

Web

Direkt im Dashboard über den Stempel-Button.

Mobile App

Per iOS oder Android App, auch mit Biometrie und GPS.

Desktop App

Über die macOS Menu Bar App.

Terminal

Per Zeiterfassungsterminal mit Badge, NFC oder PIN.