Arbeitszeitmodelle
Arbeitszeitmodelle erstellen, konfigurieren und zuweisen, inklusive Arbeitsperioden, Pausen, Kernzeiten und Pausenstaffelung
Übersicht
Arbeitszeitmodelle (auch Arbeitszeitmodelle genannt) definieren die Soll-Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden. Jedes Modell enthält einen Wochenplan mit:
- Arbeitsperioden: Wann wird gearbeitet?
- Pausen: Wann ist Pause? (explizit oder als Lücke zwischen Perioden)
- Kernzeiten: Wann ist Anwesenheitspflicht? (optional)
- Pausenstaffelung: Individuelle Mindestpausen statt der gesetzlichen Standardwerte (optional)
Das System berechnet aus dem Wochenplan automatisch die Soll-Arbeitszeit und die Soll-Pause pro Tag.
Arbeitszeitmodelle werden Mitarbeitenden zugewiesen über eine Zuweisungshistorie. So lassen sich Modellwechsel (z.B. von Vollzeit auf Teilzeit) jederzeit nachvollziehen.
Typen
Jedes Arbeitszeitmodell hat einen Typ, der bestimmt, wie die Arbeitszeit berechnet wird:
| Typ | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Tagschicht | Reguläre Arbeitszeiten tagsüber | 08:00–17:00 |
| Nachtschicht | Arbeitszeiten über Mitternacht, die Arbeitszeit wird dem Starttag zugerechnet | 22:00–06:00 |
| Dynamische Schicht | Flexible Arbeitszeiten ohne feste Start-/Endzeit, nur Soll-Stunden | Gleitzeit |
Der Typ beeinflusst die Zuordnung zur Mitternachtsgrenze. Bei Nachtschicht wird eine Schicht von 22:00–06:00 komplett dem Vortag zugerechnet. Bei Tagschicht endet der Arbeitstag um Mitternacht.
Arbeitszeitmodell erstellen
Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen (z.B. "Vollzeit 40h", "Teilzeit 20h Mo–Mi") und wählen Sie den passenden Typ.
Für jeden Arbeitstag (Mo–Fr, optional Sa/So) definieren Sie Arbeitsperioden und Pausen.
Das Modell wird gespeichert und kann Mitarbeitenden zugewiesen werden.
Wochenplan konfigurieren
Pro Wochentag stehen vier Konfigurationsbereiche zur Verfügung:
Arbeitsperioden
Arbeitsperioden definieren die Zeiträume, in denen gearbeitet wird. Jede Periode hat einen Start und ein Ende.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Start | Beginn der Arbeitsperiode (z.B. 08:00) |
| Ende | Ende der Arbeitsperiode (z.B. 12:00) |
Mehrere Perioden pro Tag sind möglich, z.B. Vormittag und Nachmittag getrennt. Die Lücke zwischen zwei Perioden wird automatisch als Pause interpretiert.
Pausen
Explizite Pausenzeiten innerhalb einer Arbeitsperiode. Verwenden Sie dies, wenn die Pause innerhalb einer durchgehenden Periode liegt.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Start | Beginn der Pause (z.B. 12:00) |
| Ende | Ende der Pause (z.B. 12:30) |
Sie können Pausen auf zwei Arten definieren: als Lücke zwischen Perioden oder als explizite Pause innerhalb einer Periode. Beides funktioniert identisch. Mehr dazu im Abschnitt Beispiele.
Kernzeiten
Kernzeiten definieren Pflichtanwesenheitszeiten. Wenn Mitarbeitende während der Kernzeit nicht anwesend sind, wird dies in der Zeiterfassung markiert.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Start | Beginn der Kernzeit (z.B. 09:00) |
| Ende | Ende der Kernzeit (z.B. 15:00) |
Pausenstaffelung
Individuelle Pausenschwellenwerte, die die gesetzlichen Standardwerte für diesen Wochentag ersetzen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Schwelle | Ab welcher Brutto-Arbeitszeit die Pause greift (in Minuten) |
| Dauer | Wie lange die Mindestpause sein muss (in Minuten) |
Individuelle Schwellenwerte ersetzen die ArbZG-Standardwerte vollständig. Stellen Sie sicher, dass Ihre Konfiguration mindestens die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Details zur Pausenberechnung finden Sie unter Pausenberechnung.
Berechnung: Soll-Arbeitszeit und Soll-Pause
Das System berechnet aus dem Wochenplan automatisch zwei Werte pro Tag:
Soll-Arbeitszeit = Summe aller Perioden - Summe aller expliziten Pausen
Soll-Pause = Gesamtspanne (letztes Ende - erster Start) - Soll-ArbeitszeitDie Soll-Pause umfasst dabei sowohl explizite Pausen als auch Lücken zwischen Perioden.
Berechnungsbeispiel
Konfiguration: Zwei Perioden, keine explizite Pause
| Feld | Wert |
|---|---|
| Periode 1 | 08:00–12:00 (4 Std.) |
| Periode 2 | 12:30–16:30 (4 Std.) |
| Pausen | keine |
Berechnung:
- Summe Perioden: 4h + 4h = 8 Std.
- Explizite Pausen: 0
- Soll-Arbeitszeit: 8h - 0 = 8 Std.
- Gesamtspanne: 16:30 - 08:00 = 8,5 Std.
- Soll-Pause: 8,5h - 8h = 30 Min. (die Lücke 12:00–12:30)
Anzeige in der Zeiterfassung:
| Arbeitszeit | Pause |
|---|---|
| 07:32 / 08:00 | 00:16 / 00:30 |
So sehen Mitarbeitende sofort: "Ich soll 8 Stunden arbeiten und 30 Minuten Pause machen."
Beispiele
Vollzeit 40 Stunden (Mo–Fr)
Ziel: 8 Stunden Arbeit pro Tag, 30 Minuten Mittagspause
| Wochentag | Periode 1 | Periode 2 | Pausen |
|---|---|---|---|
| Mo–Fr | 08:00–12:00 | 12:30–16:30 | - |
Die 30-Minuten-Lücke (12:00–12:30) ist die Mittagspause.
- Soll-Arbeitszeit: 8 Std./Tag → 40 Std./Woche
- Soll-Pause: 30 Min./Tag
Teilzeit 20 Stunden (Mo–Fr)
Ziel: 4 Stunden Arbeit pro Tag, keine Pause nötig (unter 6h)
| Wochentag | Periode | Pausen |
|---|---|---|
| Mo–Fr | 08:00–12:00 | - |
- Soll-Arbeitszeit: 4 Std./Tag → 20 Std./Woche
- Soll-Pause: keine (unter 6 Stunden, keine gesetzliche Mindestpause)
Teilzeit 30 Stunden (Mo–Fr)
Ziel: 6 Stunden Arbeit pro Tag, 30 Minuten Mittagspause
| Wochentag | Periode 1 | Periode 2 | Pausen |
|---|---|---|---|
| Mo–Fr | 08:00–11:00 | 11:30–14:30 | - |
- Soll-Arbeitszeit: 3h + 3h = 6 Std./Tag → 30 Std./Woche
- Soll-Pause: 30 Min./Tag
Nachtschicht
Ziel: 8 Stunden Nachtarbeit, 30 Minuten Pause
| Wochentag | Periode 1 | Periode 2 | Pausen |
|---|---|---|---|
| Mo–Fr | 22:00–02:00 | 02:30–06:30 | - |
- Typ: Nachtschicht
- Nachtschichtbeginn: 22:00 (konfigurierbar pro Modell)
- Soll-Arbeitszeit: 4h + 4h = 8 Std.
- Die Arbeitszeit wird dem Starttag zugerechnet (z.B. Montag 22:00 bis Dienstag 06:30 zählt als Montag)
4-Tage-Woche
Ziel: 40 Stunden auf 4 Tage verteilt (Mo–Do)
| Wochentag | Periode 1 | Periode 2 | Pausen |
|---|---|---|---|
| Mo–Do | 07:00–12:00 | 12:45–17:45 | - |
| Fr–So | - | - | - |
- Soll-Arbeitszeit: 5h + 5h = 10 Std./Tag → 40 Std./Woche
- Soll-Pause: 45 Min./Tag (Lücke 12:00–12:45)
Modell zuweisen
Arbeitszeitmodelle werden über eine Zuweisungshistorie den Mitarbeitenden zugeordnet. Jede Zuweisung hat ein Gültigkeitsdatum (gültig ab).
Öffnen Sie die Person unter Mitarbeitende und wechseln Sie in den Bereich Vertrag & Lohn. Dort verwalten Sie die Arbeitszeitmodell-Zuweisungen als versionierte Liste.
Legen Sie fest, ab welchem Datum das Modell gelten soll. Typischerweise der 1. eines Monats.
Die Zuweisung wird gespeichert und bei der nächsten Arbeitszeitberechnung berücksichtigt.
Mehrere Zuweisungen: Eine Person kann mehrere Zuweisungen mit unterschiedlichen Gültigkeitsdaten haben. Es gilt immer das zuletzt gültige Modell. So lassen sich z.B. Wechsel von Vollzeit auf Teilzeit abbilden.
Beispiel: Modellwechsel
| Gültig ab | Modell |
|---|---|
| 01.01.2025 | Vollzeit 40h |
| 01.07.2025 | Teilzeit 20h |
- Januar–Juni 2025: Soll-Arbeitszeit basiert auf "Vollzeit 40h"
- Ab Juli 2025: Soll-Arbeitszeit basiert auf "Teilzeit 20h"
Die alten Berechnungen bleiben unverändert, nur neue Tage werden mit dem neuen Modell berechnet.
Änderungen an bestehenden Modellen
Wenn Sie ein bestehendes Modell ändern (z.B. Perioden anpassen), wirkt sich das auf alle Mitarbeitenden aus, denen dieses Modell zugewiesen ist, auch rückwirkend bei Neuberechnung vergangener Zeiträume.
Empfehlung: Neues Modell statt Bearbeitung
Wenn sich die Arbeitszeiten für bestimmte Mitarbeitende ändern:
- Neues Modell erstellen (z.B. "Vollzeit 40h ab 2026")
- Neue Zuweisung mit dem gewünschten Gültigkeitsdatum anlegen
- Das alte Modell bleibt unverändert für historische Berechnungen
So ist die Arbeitszeithistorie vollständig nachvollziehbar.
Revisionssicherheit
Alle Änderungen an Arbeitszeitmodellen werden automatisch protokolliert:
- Erstellung, Bearbeitung und Löschung werden mit Zeitstempel und verantwortlicher Person gespeichert
- Alte und neue Werte werden bei jeder Änderung aufgezeichnet
- Zuweisungshistorie bleibt vollständig erhalten, alte Einträge werden nie überschrieben
Rahmenarbeitszeit
Die Rahmenarbeitszeit begrenzt die anrechenbare Arbeitszeit auf feste Zeitfenster pro Wochentag. Stempelungen außerhalb werden weiterhin vollständig erfasst und protokolliert, fließen aber nicht in das Arbeitszeit- und Überstundenkonto ein.
Aktiviert wird sie über den Schalter Rahmenarbeitszeit im Arbeitszeitmodell; die Fenster werden anschließend pro Wochentag festgelegt. Zusätzlich lassen sich ganze Wochentage sperren, zum Beispiel das Wochenende, und in den Einstellungen eine Toleranz an der Fenstergrenze konfigurieren.
Alle Details, Beispiele und häufige Fragen: Rahmenarbeitszeit