Zeiterfassung Hotel: für die Hotellerie
24/7-Betrieb, Schichtarbeit und verschiedene Abteilungen unter einem Dach: Die Hotellerie stellt besondere Anforderungen an die Zeiterfassung. Stampfactory ist die Lösung, die wirklich zum Hotel-Alltag passt.
Warum Zeiterfassung im Hotel so anspruchsvoll ist
Kein Hotel gleicht dem anderen, und doch haben alle dieselben Herausforderungen bei der Arbeitszeiterfassung. Von der Rezeption über das Housekeeping bis zur Küche arbeiten verschiedene Abteilungen rund um die Uhr in wechselnden Schichten. Eine flexible und gesetzeskonforme Lösung ist unverzichtbar.
Hotels laufen rund um die Uhr: Rezeption, Nachtportier, Frühstücksservice. Früh-, Spät- und Nachtschichten müssen lückenlos erfasst werden, inklusive Nachtschicht-Zuschlägen und gesetzlichen Ruhezeiten.
Rezeption, Housekeeping, Küche, Service, Wellness: Jede Abteilung hat eigene Arbeitszeiten und Schichtmodelle. Die Zeiterfassung muss alle Bereiche übersichtlich abbilden können.
Ob Hochsaison im Sommer oder ruhige Wintermonate: Hotels arbeiten mit schwankender Personalstärke. Saisonkräfte müssen schnell angelegt und genauso zuverlässig erfasst werden wie Festangestellte.
Viele Hotels setzen auf Minijobber für Housekeeping, Frühstücksservice oder Events. Für alle gelten strenge Dokumentationspflichten nach dem Mindestlohngesetz: Stundengrenzen und Verdienstgrenzen müssen überwacht werden.
Gerade in der Hotellerie wechselt Personal häufig. Neue Mitarbeiter müssen sofort stempeln können, ohne lange Einarbeitung oder komplizierte Schulungen.
Stampfactory: gemacht für die Hotellerie
Stampfactory wurde für Branchen mit komplexen Arbeitszeitmodellen entwickelt. Im Hotel bedeutet das: Ihre Mitarbeiter stempeln sich per RFID-Terminal am Mitarbeitereingang oder an der Rezeption ein und aus, egal ob Festangestellte, Saisonkräfte oder Minijobber.
Die Software verwaltet verschiedene Abteilungen wie Rezeption, Housekeeping, Küche und Service getrennt und berechnet automatisch Nachtschicht-Zuschläge, Überstunden und Pausenzeiten. Per Schichtplanung erstellen Sie Dienstpläne für alle Abteilungen, die Ihre Mitarbeiter direkt auf dem Smartphone sehen. Und mit dem integrierten DATEV-Export übermitteln Sie alle Stundendaten per Knopfdruck an Ihren Steuerberater.
Das Ergebnis: weniger Verwaltungsaufwand, lückenlose Dokumentation über alle Abteilungen hinweg und volle Rechtssicherheit, auch bei Prüfungen durch den Zoll.
Funktionen für den Hotel-Alltag
Erstellen Sie Dienstpläne für alle Abteilungen per Drag & Drop. Ihre Mitarbeiter sehen ihre Schichten in Echtzeit auf dem Smartphone und werden bei Änderungen sofort benachrichtigt.
Verwalten Sie Rezeption, Housekeeping, Küche, Service und weitere Abteilungen getrennt. Jede Abteilung hat eigene Schichtmodelle, Zuschlagsregeln und Auswertungen.
Nachtarbeit am Empfang oder als Nachtportier wird automatisch erkannt. Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit berechnet Stampfactory nach Ihren individuellen Regeln.
Legen Sie Minijobber und Saisonkräfte mit wenigen Klicks an. Stundengrenze und Verdienstgrenze werden automatisch überwacht: Sie erhalten eine Warnung, bevor das Limit erreicht wird.
Alle Stundendaten per Knopfdruck an Ihren Steuerberater exportieren. Kein manuelles Abtippen, keine Übertragungsfehler, auch bei vielen Abteilungen und unterschiedlichen Zuschlägen.
Sehen Sie auf einen Blick, wer gerade im Dienst ist, welche Abteilung besetzt ist und wie viele Überstunden aufgelaufen sind: in Echtzeit und über alle Bereiche hinweg.
Gesetzliche Anforderungen in der Hotellerie
Hotels unterliegen strengen Dokumentationspflichten, insbesondere wegen der vielen Minijobber und Saisonkräfte. Das Mindestlohngesetz (MiLoG) verpflichtet Arbeitgeber, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit für alle geringfügig und kurzfristig Beschäftigten aufzuzeichnen.
Arbeitgeber in der Hotellerie müssen für alle geringfügig Beschäftigten (Minijobber) und kurzfristig Beschäftigten die tägliche Arbeitszeit dokumentieren. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Das ArbZG regelt Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausenpflichten. Im Hotel gelten besondere Anforderungen für Nachtarbeit, etwa für Nachtportiers oder die Nachtrezeption. Diese müssen korrekt erfasst und mit Zuschlägen versehen werden.
Mit der Reform des Arbeitszeitgesetzes wird die elektronische Zeiterfassung schrittweise zur Pflicht, auch für Hotels jeder Größe. Wer frühzeitig umstellt, ist auf der sicheren Seite.
Verstöße gegen die MiLoG-Dokumentationspflicht können mit Bußgeldern von bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Gerade in der Hotellerie mit vielen Minijobs und Saisonarbeit prüft der Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) besonders genau.
Das richtige Terminal für Ihr Hotel
Im Hotel muss Zeiterfassung schnell und unkompliziert sein, vor allem beim Schichtwechsel. Mit unseren RFID-Terminals stempeln sich Ihre Mitarbeiter in unter einer Sekunde ein und aus: Chip an das Gerät halten, fertig. Ideal für den Mitarbeitereingang oder den Personalbereich neben der Rezeption.
Kompaktes Stempelgerät für Wand- oder Thekenmontage. Robustes Gehäuse, ideal für den Mitarbeitereingang oder den Personalbereich. Verbindung per WLAN oder LAN, RFID- und NFC-kompatibel, mit Echtzeit-Synchronisation in die Cloud.
Mehr erfahren →Häufige Fragen zur Zeiterfassung im Hotel
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Hotels arbeiten rund um die Uhr mit wechselnden Schichten und vielen verschiedenen Abteilungen. Eine elektronische Zeiterfassung dokumentiert alle Arbeitszeiten automatisch und gesetzeskonform, und vermeidet Bußgelder von bis zu 30.000 Euro bei MiLoG-Verstößen.
Saisonkräfte und Minijobber erhalten wie alle anderen Mitarbeiter einen RFID-Chip oder eine NFC-Karte. Sie stempeln sich per Terminal ein und aus. Stampfactory überwacht automatisch die Verdienstgrenze bei Minijobs und warnt, wenn das Limit erreicht wird.
Ja, Sie können beliebig viele Abteilungen anlegen, zum Beispiel Rezeption, Housekeeping, Küche und Service. Jede Abteilung hat eigene Schichtmodelle, Zuschlagsregeln und Auswertungen. Im Dashboard sehen Sie alle Bereiche auf einen Blick.
Ja, Stampfactory erkennt Nachtarbeit automatisch und berechnet Zuschläge nach Ihren individuellen Regeln. Das gilt für Nachtportiers, die Nachtrezeption und alle anderen Mitarbeiter, die nachts, an Sonn- oder Feiertagen arbeiten.
Ja, Sie verwalten alle Häuser zentral in einer Software. Jeder Standort kann ein eigenes Terminal erhalten, die Daten laufen in Echtzeit in Ihrem Dashboard zusammen. Alle Preise finden Sie auf unserer Preisseite.
Die Einrichtung dauert in der Regel weniger als einen Tag. Sie legen Ihre Mitarbeiter und Abteilungen an, wir liefern und konfigurieren die Terminals. Unser Support begleitet Sie persönlich bei der Einführung, und die ersten 6 Wochen sind komplett kostenlos.
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