Zeiterfassung Agentur: für Kreativ- & Werbeagenturen
Projektzeiten erfassen, Kundenbudgets im Blick behalten und Kampagnen sauber abrechnen: Stampfactory ist die Zeiterfassung für Agenturen, die kreative Freiheit mit professioneller Dokumentation verbinden wollen. Cloud-basiert, DSGVO-konform und ohne komplizierte Hardware.
Herausforderungen bei der Zeiterfassung in Agenturen
Kreativ- und Werbeagenturen leben von Ideen, Deadlines und wechselnden Kundenprojekten. Zwischen Brainstorming, Pitch-Vorbereitung und Kampagnenproduktion geht der Überblick über geleistete Stunden schnell verloren. Gleichzeitig fordern Kunden transparente Abrechnungen, und der Gesetzgeber eine lückenlose Arbeitszeitdokumentation.
Agenturen arbeiten gleichzeitig an Kampagnen, Pitches und laufenden Mandaten für verschiedene Kunden. Ohne klare Zuordnung der Arbeitsstunden zu einzelnen Projekten und Kunden ist eine transparente Abrechnung kaum möglich, und Margen lassen sich nicht zuverlässig kalkulieren.
Social-Media-Kampagne für Kunde A, Relaunch für Kunde B, Pitch für Kunde C: Agenturmitarbeiter jonglieren täglich zwischen verschiedenen Projekten. Die Zeiterfassung muss schnelle Wechsel zwischen Kunden und Kampagnen ermöglichen, ohne den kreativen Fluss zu unterbrechen.
Kreative Arbeit lässt sich nicht in starre Zeitfenster pressen. Brainstormings, spontane Ideen am Abend oder Wochenendarbeit vor Deadlines gehören zum Agenturalltag. Trotzdem muss jede Stunde dokumentiert werden, idealerweise ohne bürokratischen Aufwand.
Agenturen setzen regelmäßig auf freie Mitarbeiter für Fotografie, Text, Design oder Programmierung. Die Zeiten externer Kräfte müssen den richtigen Projekten zugeordnet und separat ausgewertet werden, um Budgets nicht zu sprengen.
Kunden vereinbaren feste Budgets oder Stundenkontingente. Ohne Echtzeit-Überblick über bereits verbrauchte Stunden pro Projekt riskieren Agenturen, Budgets zu überschreiten, und können Nachverhandlungen oder Gewinneinbrüche nicht frühzeitig erkennen.
So löst Stampfactory die Zeiterfassung für Agenturen
Mitarbeiter starten und stoppen Zeiten direkt im Webbrowser oder per App, mit sofortiger Zuordnung zum aktuellen Kunden und Projekt. Bei Wechsel zwischen Kampagnen genügt ein Klick, ohne den kreativen Workflow zu stören.
Sehen Sie auf einen Blick, wie viele Stunden pro Projekt bereits verbraucht wurden. Automatische Warnungen bei Budgetüberschreitungen helfen, rechtzeitig Gegenmaßnahmen zu ergreifen oder Kunden über Mehraufwand zu informieren.
Freie Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten über denselben Webbrowser-Zugang wie feste Teammitglieder. Ihre Stunden werden separat ausgewiesen und den entsprechenden Kundenprojekten zugeordnet: für saubere Abrechnungen und Budgetkontrolle.
Alle Projektzeiten werden nach Kunde, Kampagne und Mitarbeiter aufgeschlüsselt. Exportieren Sie detaillierte Stundenberichte als Grundlage für Ihre Rechnungsstellung: transparent und nachvollziehbar für Ihre Auftraggeber.
Alle Funktionen für Agenturen im Überblick
Arbeitszeiten direkt auf Kunden, Kampagnen und Projekte buchen. Ideal für Nachkalkulation und Kundenabrechnung.
Jede gebuchte Stunde wird einem Kunden zugeordnet. Stundenberichte pro Kunde ermöglichen transparente Rechnungsstellung.
Einzelne Kampagnen und Projekte separat tracken. Vergleichen Sie Soll- und Ist-Zeiten pro Kampagne für eine präzise Nachkalkulation.
Projektbudgets festlegen und in Echtzeit überwachen. Automatische Warnungen bei Budgetüberschreitungen schützen vor Margenverlusten.
Stundendaten inklusive Projektzuordnung und Kostenstellen per Knopfdruck an den Steuerberater übertragen.
Detaillierte Auswertungen nach Kunde, Kampagne und Mitarbeiter. Soll-/Ist-Vergleiche und Auslastungsübersichten auf einen Blick.
Gesetzliche Anforderungen: auch für die Kreativbranche
Überstunden nach Feierabend, spontane Kreativsessions am Wochenende oder Nachtschichten vor dem Pitch: In Agenturen verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit besonders häufig. Doch das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gilt auch für die Kreativbranche: Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausenregelungen müssen eingehalten und dokumentiert werden.
Seit dem BAG-Urteil von 2022 sind alle Arbeitgeber, auch Agenturen, verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Wer dies versäumt, riskiert Bußgelder und arbeitsrechtliche Konsequenzen. Gerade bei Agenturen mit Homeoffice-Regelungen und Freelancern ist eine saubere Dokumentation essenziell.
Mit der erwarteten Umsetzung der Zeiterfassungspflicht müssen Agenturen spätestens jetzt ein digitales System einführen. Stampfactory erfasst Beginn, Ende und Pausen automatisch und überwacht die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten gemäß ArbZG, ohne den kreativen Workflow einzuschränken.
Erfassungsmethoden für Agenturen
Agenturen brauchen in der Regel keine stationären Terminals: Kreative, Berater und Projektmanager arbeiten am Laptop, im Homeoffice oder beim Kunden vor Ort. Stampfactory bietet digitale Erfassungsmethoden, die sich nahtlos in den Agenturalltag einfügen.
Mitarbeiter stempeln direkt über die Cloud-Oberfläche im Browser, ohne zusätzliche Software-Installation. Ideal für Kreative, die den ganzen Tag am Rechner arbeiten und zwischen Projekten schnell wechseln möchten.
Mehr erfahren →Beim Kundentermin, am Fotoshooting-Set oder auf Dreh: Die Stampfactory-App ermöglicht die Zeiterfassung von überall. Mit Projektzuordnung und automatischer Synchronisation in die Cloud.
Mehr erfahren →Häufige Fragen zur Zeiterfassung in Agenturen
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Ja. Seit dem BAG-Urteil von 2022 sind alle Arbeitgeber, auch Kreativ- und Werbeagenturen, verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Das gilt unabhängig von der Unternehmensgröße und dem Arbeitszeitmodell. Mit der erwarteten Zeiterfassungspflicht 2026 wird dies noch verbindlicher. Stampfactory ermöglicht die gesetzeskonforme Erfassung ohne bürokratischen Aufwand.
Mitarbeiter starten und stoppen Zeiten über den Webbrowser oder die App und ordnen sie dabei einem Kunden und Projekt zu. Bei Wechsel zwischen Kampagnen genügt ein Klick. Alle Zeiten werden automatisch aggregiert und stehen als Projektzeitbericht zur Verfügung, ideal für Kundenabrechnung und interne Nachkalkulation.
Ja. Freie Mitarbeiter erhalten einen eigenen Zugang und erfassen ihre Zeiten über den Webbrowser, ohne Software-Installation. Ihre Stunden werden separat ausgewiesen und den jeweiligen Kundenprojekten zugeordnet. So behalten Sie den Überblick über interne und externe Ressourcen.
Absolut. Stampfactory ist als Cloud-Lösung komplett ortsunabhängig nutzbar. Ob im Büro, im Homeoffice oder beim Kunden vor Ort: Alle Daten werden in Echtzeit synchronisiert. Mehr zur Homeoffice-Zeiterfassung erfahren Sie auf unserer Funktionsseite.
Sie legen für jedes Projekt ein Stundenbudget fest. Das Dashboard zeigt in Echtzeit, wie viele Stunden bereits verbraucht wurden und wie viel Restbudget übrig ist. Bei Überschreitung des Budgets werden Projektleiter automatisch informiert, so können Sie frühzeitig Gegenmaßnahmen ergreifen oder mit dem Kunden über Mehraufwand sprechen.
In der Regel nicht. Agenturen arbeiten primär am Computer und mobil, der Webbrowser und die mobile App reichen für die meisten Anwendungsfälle völlig aus. Falls Sie dennoch ein Terminal im Empfangsbereich wünschen, lässt sich ein RFID-Terminal ergänzend einbinden. Auf unserer Preisseite finden Sie alle Optionen.
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Zeiterfassung für Ihre Agentur
Testen Sie Stampfactory 6 Wochen kostenlos: mit Projektzeiterfassung, Budgetkontrolle und DATEV-Export für Ihre Agentur.