Resturlaub 2026: Hinweispflicht, Verfall und Übertragung ins Folgejahr

Resturlaub verfällt nicht automatisch zum Jahresende. Nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs und des Bundesarbeitsgerichts kann Urlaub nur dann verfallen, wenn der Arbeitgeber die Mitarbeitenden zuvor konkret aufgefordert hat, ihren Urlaub zu nehmen, und klar darauf hingewiesen hat, dass er andernfalls verfällt. Unterbleibt dieser Hinweis, wandert der Urlaubsanspruch ins nächste Jahr und addiert sich dort zum neuen Anspruch. Über Jahre summiert sich daraus ein erheblicher Posten, der spätestens bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses abzugelten ist. Die Hinweispflicht ist damit keine Formalie, sondern eine Arbeitgeberpflicht mit unmittelbarer Geldfolge. Wer sie im letzten Quartal des Jahres nachholt, hat noch Zeit zu reagieren.

Resturlaub und Verfall: Das Wichtigste in Kürze

• Urlaub ist nach § 7 Abs. 3 BUrlG grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr zu nehmen
• Eine Übertragung ins Folgejahr setzt dringende betriebliche oder in der Person liegende Gründe voraus, dann gilt der 31. März als Frist
• Der Verfall zum 31. Dezember und zum 31. März tritt nur ein, wenn der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheiten erfüllt hat
• Der Hinweis muss individuell, klar und so rechtzeitig erfolgen, dass der Urlaub noch genommen werden kann
• Ohne wirksamen Hinweis verfällt der Urlaub nicht, er wird übertragen und addiert sich zum neuen Anspruch
• Auch die Verjährung nach drei Jahren beginnt erst mit Ablauf des Jahres, in dem der Arbeitgeber ordnungsgemäß hingewiesen hat
• Bei langandauernder Krankheit gelten Sonderregeln mit einer Frist von 15 Monaten nach Ende des Urlaubsjahres
• Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage bei einer Sechs-Tage-Woche, das entspricht 20 Tagen bei einer Fünf-Tage-Woche
• Für vertraglichen Mehrurlaub können abweichende Verfallregeln vereinbart werden, wenn sie klar von gesetzlichem Urlaub getrennt sind

Wann verfällt Resturlaub?

Das Bundesurlaubsgesetz ist auf den ersten Blick eindeutig. Nach § 7 Abs. 3 BUrlG muss der Urlaub im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung ist nur zulässig, wenn dringende betriebliche oder in der Person der Mitarbeitenden liegende Gründe sie rechtfertigen. In diesem Fall muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des Folgejahres gewährt und genommen werden, also bis zum 31. März.

Diese Fristen stehen weiterhin im Gesetz. Sie greifen jedoch nur unter einer Bedingung, die im Gesetzestext nicht steht.

Der Europäische Gerichtshof entschied 2018, dass ein Verfall von Urlaub nur zulässig ist, wenn der Arbeitgeber den Beschäftigten tatsächlich in die Lage versetzt hat, seinen Urlaub zu nehmen. Das Bundesarbeitsgericht übernahm diese Linie 2019 und formulierte daraus die sogenannten Mitwirkungsobliegenheiten. Seither gilt: Ohne ordnungsgemäßen Hinweis kein Verfall.

Was der Hinweis leisten muss

Die Anforderungen sind in der Rechtsprechung klar konturiert. Vier Punkte entscheiden.

Individuell. Ein Aushang am schwarzen Brett oder ein Satz im Intranet genügt nicht. Die Mitteilung muss sich an die einzelne Person richten und deren konkreten Resturlaub benennen.

Konkret. Die Zahl der offenen Urlaubstage gehört hinein. Eine allgemeine Erinnerung, doch bitte den Urlaub einzuplanen, erfüllt die Anforderung nicht.

Klar zum Verfall. Es muss ausdrücklich stehen, dass der Urlaub verfällt, wenn er nicht bis zu einem bestimmten Datum genommen wird. Ohne diese Warnung fehlt der entscheidende Teil.

Rechtzeitig. Der Hinweis muss so früh kommen, dass der Urlaub im verbleibenden Zeitraum realistisch noch genommen werden kann. Eine Mitteilung am 20. Dezember über 15 offene Tage erfüllt das nicht.

Die Beweislast liegt beim Arbeitgeber. Wählen Sie deshalb die Textform und dokumentieren Sie den Versand. Eine E-Mail an die dienstliche Adresse mit personalisiertem Inhalt ist der übliche Weg, ein Aushang ist es nicht.

Wann informiert man am besten?

Etabliert hat sich ein zweistufiges Vorgehen: eine erste Mitteilung zu Beginn des Kalenderjahres mit dem vollen Jahresanspruch, und eine zweite im Herbst mit dem tatsächlich noch offenen Rest. Die zweite ist die wichtigere, weil sie den konkreten Verfall benennt und weil sie zeitlich noch Handlungsspielraum lässt. Wer sie im Oktober versendet, liegt richtig.

Musterformulierung für die zweite Mitteilung

Hinweis: Ersetzen Sie Anrede und Tageszahl je Person und versenden Sie einzeln in Textform. Genau darin liegt die geforderte Individualität.

Sehr geehrte Frau Muster,

zum heutigen Tag haben Sie noch 11 Urlaubstage aus dem Jahr 2026 offen. Wir fordern Sie hiermit auf, diesen Urlaub bis zum 31. Dezember 2026 zu nehmen, und bitten Sie, die entsprechenden Anträge bis zum 30. November 2026 einzureichen.

Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass Ihr Urlaub verfällt, wenn Sie ihn nicht bis zum 31. Dezember 2026 nehmen. Eine Übertragung in das Jahr 2027 kommt nur in Betracht, wenn dringende betriebliche oder in Ihrer Person liegende Gründe vorliegen. In diesem Fall müssten Sie den übertragenen Urlaub bis zum 31. März 2027 nehmen, andernfalls verfällt er zu diesem Zeitpunkt.

Bei Fragen zur Urlaubsplanung wenden Sie sich gerne an uns.

Was passiert ohne Hinweis?

Der Urlaub verfällt nicht. Er wird ins Folgejahr übertragen und tritt dort neben den neuen Jahresanspruch. Anders als beim regulär übertragenen Urlaub gilt für ihn auch nicht die Frist bis zum 31. März, denn diese Frist setzt ebenfalls einen ordnungsgemäßen Hinweis voraus.

Das kann sich über Jahre aufbauen. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 zudem entschieden, dass die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren für Urlaubsansprüche erst am Ende des Jahres zu laufen beginnt, in dem der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheiten erfüllt hat. Wer nie hinweist, kann sich also auch nicht auf Verjährung berufen.

Spätestens bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses wird daraus eine Zahlung. Nach § 7 Abs. 4 BUrlG ist Urlaub, der wegen der Beendigung nicht mehr genommen werden kann, abzugelten. Angesammelter Alturlaub aus mehreren Jahren schlägt dann in einer Summe auf.

Sonderfall Langzeiterkrankung

Wer wegen Krankheit keinen Urlaub nehmen kann, verliert ihn nicht sofort. Hier gilt eine Frist von 15 Monaten nach Ende des Urlaubsjahres, der Urlaub aus 2026 verfiele demnach am 31. März 2028.

Das Bundesarbeitsgericht hat diese Frist 2022 präzisiert. Entscheidend ist, ob die Mitarbeitenden im Urlaubsjahr überhaupt gearbeitet haben. War jemand das gesamte Jahr durchgehend arbeitsunfähig, greift der Verfall nach 15 Monaten auch ohne Hinweis, weil ein Hinweis von vornherein nichts hätte bewirken können. Hat jemand dagegen im Urlaubsjahr zeitweise gearbeitet und erkrankte erst später, kommt der Verfall nur in Betracht, wenn der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheiten in der Zeit der Arbeitsfähigkeit erfüllt hat.

Für die Praxis heißt das: Weisen Sie auch langzeiterkrankte Beschäftigte hin, sobald sie wieder erreichbar sind, und dokumentieren Sie es.

Gesetzlicher Urlaub und vertraglicher Mehrurlaub

Die strengen Regeln gelten für den gesetzlichen Mindesturlaub, also 24 Werktage bei einer Sechs-Tage-Woche oder 20 Tage bei einer Fünf-Tage-Woche. Für Schwerbehinderte kommt der Zusatzurlaub nach § 208 SGB IX hinzu, für den dieselben Grundsätze gelten.

Für vertraglichen Mehrurlaub können Arbeitgeber abweichende Verfallregeln vereinbaren, etwa einen Verfall zum 31. März ohne Hinweispflicht. Das setzt aber voraus, dass die Regelung im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag den Mehrurlaub eindeutig vom gesetzlichen Urlaub trennt und für ihn eigene Regeln aufstellt. Ohne diese klare Trennung gilt die gesetzliche Regelung für den gesamten Anspruch.

Prüfen Sie Ihre Vertragsmuster daraufhin. Eine unklare Klausel wirkt hier zulasten des Arbeitgebers.

Was Arbeitgeber im vierten Quartal tun sollten

• Ermitteln Sie je Person den aktuell offenen Resturlaub, eine digitale Urlaubsverwaltung hält Anspruch, Genehmigungen und Restsalden an einer Stelle zusammen
• Versenden Sie individuelle Mitteilungen in Textform mit Tageszahl, Frist und ausdrücklichem Verfallhinweis
• Setzen Sie eine interne Antragsfrist, etwa Ende November, damit die Dienstplanung reagieren kann
• Dokumentieren Sie Versand und Zugang der Mitteilungen
• Prüfen Sie, ob Ihre Arbeitsverträge gesetzlichen Urlaub und Mehrurlaub sauber trennen
• Klären Sie im Zweifel, welche Gründe in Ihrem Betrieb eine Übertragung bis zum 31. März rechtfertigen
• Ziehen Sie den Resturlaub direkt in die Urlaubsplanung für 2027 ein, sonst konkurrieren im Frühjahr alte und neue Ansprüche um dieselben Wochen

Häufige Fragen

Verfällt Resturlaub automatisch am 31. Dezember?

Nein. Der Verfall setzt voraus, dass der Arbeitgeber rechtzeitig, individuell und klar auf den drohenden Verfall hingewiesen hat. Ohne diesen Hinweis wird der Urlaub übertragen.

Was bedeutet die Frist bis zum 31. März?

Sie gilt für Urlaub, der aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen ins Folgejahr übertragen wurde. Auch dieser Verfall setzt einen ordnungsgemäßen Hinweis des Arbeitgebers voraus.

Reicht ein Aushang oder eine Rundmail?

Nein. Die Mitteilung muss sich individuell an die einzelne Person richten und deren konkreten Resturlaub benennen. Kollektive Hinweise erfüllen die Anforderung nicht.

Wann sollte der Hinweis versendet werden?

Sinnvoll sind zwei Mitteilungen: eine zu Jahresbeginn mit dem Jahresanspruch und eine im Herbst mit dem tatsächlich offenen Rest. Der Hinweis muss so früh kommen, dass der Urlaub noch genommen werden kann.

Was passiert, wenn der Hinweis fehlt?

Der Urlaub verfällt nicht, sondern wird übertragen und addiert sich zum neuen Jahresanspruch. Auch die dreijährige Verjährung beginnt dann nicht zu laufen.

Kann Resturlaub ausgezahlt werden?

Im laufenden Arbeitsverhältnis nicht. Eine Abgeltung ist nach § 7 Abs. 4 BUrlG nur zulässig, wenn der Urlaub wegen der Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr genommen werden kann.

Was gilt bei langer Krankheit?

Urlaub aus dem Urlaubsjahr verfällt regelmäßig 15 Monate nach dessen Ende. War die Person im Urlaubsjahr zeitweise arbeitsfähig, kommt es zusätzlich darauf an, ob der Arbeitgeber in dieser Zeit hingewiesen hat.

Gilt die Hinweispflicht auch für vertraglichen Mehrurlaub?

Nur, wenn der Vertrag keine eigene Regelung für den Mehrurlaub trifft. Trennt der Vertrag Mehrurlaub eindeutig vom gesetzlichen Urlaub, können dafür abweichende Verfallregeln vereinbart werden.

Wer muss beweisen, dass hingewiesen wurde?

Der Arbeitgeber. Deshalb sollten Mitteilungen in Textform erfolgen und Versand sowie Zugang dokumentiert werden.