Zeiterfassung im Minijob: Was § 17 MiLoG verlangt

Bei Minijobs gilt eine Aufzeichnungspflicht, die strenger ist als die allgemeine Zeiterfassungspflicht und die viele Arbeitgeber nicht auf dem Schirm haben. § 17 des Mindestlohngesetzes verlangt, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit festzuhalten, und zwar spätestens sieben Tage nach dem jeweiligen Arbeitstag. Die Monatssumme genügt nicht, auch wenn die Abrechnung nur diese braucht. Geprüft wird unangekündigt durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls, und Verstöße können mit bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Dieser Ratgeber zeigt, was genau zu dokumentieren ist und woran es in der Praxis scheitert.

Zeiterfassung im Minijob: Das Wichtigste in Kürze

• § 17 MiLoG verlangt Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, nicht nur die Dauer
• Die Aufzeichnung muss spätestens sieben Tage nach dem Arbeitstag vorliegen
• Aufzubewahren sind die Unterlagen zwei Jahre, gerechnet ab dem maßgeblichen Zeitpunkt
• Die Pflicht gilt für alle geringfügig Beschäftigten, ausgenommen sind nur Minijobs in Privathaushalten
• Dieselbe Pflicht trifft alle Beschäftigten in den Branchen des § 2a SchwarzArbG, unabhängig vom Verdienst
• Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor, Papier ist zulässig
• Zuständig für die Prüfung ist die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls
• Nach § 21 MiLoG drohen bis zu 30.000 Euro bei Aufzeichnungsverstößen
• Die Aufzeichnungen dienen auch dem Nachweis, dass der Mindestlohn tatsächlich gezahlt wurde

Wen die Pflicht trifft

Zwei Gruppen, die sich überschneiden können:

Geringfügig Beschäftigte. Jeder Minijob mit Verdienstgrenze fällt darunter, unabhängig von Branche und Betriebsgröße. Die einzige Ausnahme sind Minijobs in Privathaushalten.

Alle Beschäftigten in den Branchen des § 2a SchwarzArbG. Dazu gehören unter anderem das Baugewerbe, das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, die Personenbeförderung, das Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe, das Schaustellergewerbe, die Forstwirtschaft, die Gebäudereinigung, der Auf- und Abbau von Messen, die Fleischwirtschaft sowie das Wach- und Sicherheitsgewerbe. Hier gilt die Pflicht für die gesamte Belegschaft, nicht nur für Minijobs.

Ein Betrieb in der Gastronomie mit zwölf Beschäftigten muss die Arbeitszeit also für alle zwölf taggenau dokumentieren, nicht nur für die drei Aushilfen.

Was genau aufgezeichnet werden muss

Das Gesetz nennt drei Angaben, und alle drei werden gebraucht:

• Beginn der täglichen Arbeitszeit
• Ende der täglichen Arbeitszeit
• Dauer der täglichen Arbeitszeit

Der häufigste Fehler in der Praxis ist, nur die Dauer festzuhalten. Vier Stunden am Dienstag sagt nichts darüber, ob von 8 bis 12 Uhr oder von 18 bis 22 Uhr gearbeitet wurde. Für die Prüfung der Mindestlohnzahlung genügt die Dauer, für die Aufzeichnungspflicht nicht.

Nicht ausdrücklich verlangt, aber praktisch unverzichtbar: die Pausen. Wer von 8 bis 13 Uhr anwesend war und 30 Minuten Pause gemacht hat, hat viereinhalb Stunden gearbeitet. Ohne dokumentierte Pause lässt sich die Dauer nicht mit Beginn und Ende in Einklang bringen. Mehr zu den gesetzlichen Vorgaben im Ratgeber zu Pausen und Ruhezeiten.

Die Sieben-Tage-Frist

Diese Frist ist der zweite große Stolperstein, und sie wird fast immer falsch verstanden.

Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages vorliegen. Die Frist läuft je Arbeitstag, nicht je Abrechnungszeitraum. Wer am 3. des Monats gearbeitet hat, muss diesen Tag bis zum 10. dokumentiert haben.

Damit ist ein verbreitetes Vorgehen unzulässig: Stundenzettel am Monatsende einsammeln und ausfüllen lassen. Bei einem Arbeitstag am Monatsanfang ist die Frist dann längst abgelaufen.

Zwei Folgerungen für die Praxis:

Die Erfassung muss laufend passieren, nicht rückwirkend. Wer am Freitag die ganze Woche nachträgt, bewegt sich noch im Rahmen, wer am Monatsende nachträgt, nicht mehr.

Nachträge müssen erkennbar sein. Eine Korrektur ist zulässig und normal, etwa wenn jemand das Ausstempeln vergessen hat. Sie sollte aber als Korrektur dokumentiert sein, mit Zeitpunkt und verantwortlicher Person. Eine Aufzeichnung, die sich spurlos ändern lässt, ist im Streitfall wenig wert.

Welche Form ist zulässig?

Das Mindestlohngesetz schreibt keine bestimmte Form vor. Papier genügt, solange die Aufzeichnung lesbar, vollständig und fristgerecht geführt wird.

Praktisch spricht bei Minijobs trotzdem viel gegen Papier:

• Die Frist. Ein Zettel, der im Betrieb liegt und einmal im Monat eingesammelt wird, hält die Sieben-Tage-Frist strukturell nicht ein.
• Die Grenzkontrolle. Bei 633 Euro Monatsgrenze ab 2027 und 14,60 Euro Mindestlohn sind rund 43 Stunden möglich. Wer das laufend im Blick hat, merkt rechtzeitig, wenn ein Monat aus dem Ruder läuft. Auf Papier fällt es erst bei der Abrechnung auf, dann ist der Monat vorbei.
• Die Prüfung. Der Zoll prüft unangekündigt. Aufzeichnungen müssen dann vorliegen, nicht erst zusammengesucht werden.

Beachten Sie außerdem: Die geplante Novelle des Arbeitszeitgesetzes würde die elektronische Erfassung zum Regelfall machen. Sie ist nicht beschlossen, den Stand ordnet der Ratgeber zur Arbeitszeitreform ein. Für Minijobs ändert das an der bereits heute bestehenden Pflicht aus dem MiLoG allerdings nichts.

Was bei einer Zollprüfung passiert

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit kann Geschäftsräume betreten, Unterlagen einsehen und Beschäftigte befragen. Geprüft wird typischerweise:

• Liegen für den Prüfzeitraum vollständige Aufzeichnungen vor?
• Enthalten sie Beginn, Ende und Dauer je Arbeitstag?
• Passen die aufgezeichneten Stunden zum gezahlten Entgelt, ergibt sich daraus mindestens der Mindestlohn?
• Stimmen die Aufzeichnungen mit den Angaben der Beschäftigten überein?

Die letzte Frage ist die unangenehme. Wenn eine Aushilfe im Gespräch andere Zeiten nennt als der Stundenzettel ausweist, steht nicht nur die Aufzeichnungspflicht im Raum, sondern die Frage, ob der Mindestlohn tatsächlich gezahlt wurde. Dafür sieht § 21 MiLoG Bußgelder bis zu 500.000 Euro vor. Ab einer Geldbuße von 2.500 Euro droht zusätzlich der Ausschluss von öffentlichen Aufträgen.

Die Bußgeldtatbestände im Überblick stehen im Ratgeber zu Bußgeldern bei der Zeiterfassung.

Checkliste für Arbeitgeber

• Werden für jeden Minijob Beginn, Ende und Dauer je Arbeitstag erfasst, nicht nur die Monatssumme?
• Liegt jede Aufzeichnung spätestens sieben Tage nach dem Arbeitstag vor?
• Sind Pausen dokumentiert, sodass Dauer und Zeitspanne zusammenpassen?
• Sind nachträgliche Korrekturen als solche erkennbar?
• Werden die Unterlagen zwei Jahre aufbewahrt und sind sie bei einer Prüfung sofort greifbar?
• Ist Ihr Betrieb in einer Branche des § 2a SchwarzArbG tätig, sodass die Pflicht die gesamte Belegschaft trifft?
• Sehen Sie laufend, wie nah ein Minijob an der Verdienstgrenze liegt?

Häufige Fragen

Muss bei Minijobs die Arbeitszeit aufgezeichnet werden?

Ja. § 17 MiLoG verlangt Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Ausgenommen sind nur Minijobs in Privathaushalten.

Reicht es, die Stunden pro Monat festzuhalten?

Nein. Die Summe erfüllt die Pflicht nicht. Verlangt sind Beginn, Ende und Dauer für jeden einzelnen Arbeitstag.

Bis wann muss die Aufzeichnung vorliegen?

Spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages. Die Frist gilt je Arbeitstag, nicht je Abrechnungsmonat.

Wie lange müssen die Aufzeichnungen aufbewahrt werden?

Zwei Jahre, gerechnet ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt.

Darf ich Stundenzettel am Monatsende ausfüllen lassen?

Nein. Für Arbeitstage am Monatsanfang wäre die Sieben-Tage-Frist dann bereits abgelaufen.

Muss die Erfassung elektronisch sein?

Nach geltendem Recht nicht. Das MiLoG schreibt keine Form vor. Der Referentenentwurf zum Arbeitszeitgesetz würde die elektronische Form zum Regelfall machen, ist aber nicht beschlossen.

Müssen auch Pausen aufgezeichnet werden?

Das Gesetz nennt sie nicht ausdrücklich, praktisch sind sie aber nötig, damit Beginn, Ende und Dauer zusammenpassen.

Wer kontrolliert die Aufzeichnungen?

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls, unangekündigt.

Was kostet ein Verstoß?

Nach § 21 MiLoG bis zu 30.000 Euro für Aufzeichnungsverstöße und bis zu 500.000 Euro, wenn der Mindestlohn nicht gezahlt wurde. Ab 2.500 Euro Geldbuße droht der Ausschluss von öffentlichen Aufträgen.

Gilt die Pflicht auch für andere Beschäftigte?

In den Branchen des § 2a SchwarzArbG ja, dort für die gesamte Belegschaft unabhängig vom Verdienst. Außerhalb dieser Branchen gilt § 17 MiLoG nur für geringfügig Beschäftigte, die allgemeine Zeiterfassungspflicht aus der BAG-Rechtsprechung besteht daneben für alle.