# Zeiterfassung einrichten

> Ersteinrichtung und Konfiguration Ihrer Stampfactory Zeiterfassung



Nach der Registrierung führen Sie die folgenden Schritte durch, um Ihre Zeiterfassung einzurichten. Fast alle Einrichtungsschritte erledigen Sie unter **Einstellungen**.

<Info>
  **Einstellungen sind ein Karten-Hub.** Unter **Einstellungen** finden Sie alle Konfigurationsbereiche als Kacheln, gruppiert nach *Allgemein*, *Organisation*, *Zeiterfassung & Planung*, *Hardware* und *Abrechnung*. Über das **Suchfeld** oben springen Sie direkt zum gewünschten Bereich.
</Info>

<Frame>
  <img src="/images/settings/stamp-settings-overview.png" />
</Frame>

## 1. Allgemeine Einstellungen [#1-allgemeine-einstellungen]

<Frame>
  <img src="/images/settings/stamp-settings-general.png" />
</Frame>

Legen Sie zunächst die Grunddaten Ihrer Organisation fest unter **Einstellungen > Allgemein**:

* **Firmenname**
* **Zeitzone** (Grundlage aller Arbeitszeitberechnungen)
* Regionale Einstellungen

Mehr dazu unter [Einstellungen](/docs/zeiterfassung/settings).

## 2. Einheiten und Standorte [#2-einheiten-und-standorte]

<Frame>
  <img src="/images/departments/stamp-departments-overview.png" />
</Frame>

Bilden Sie Ihre Organisationsstruktur ab, bevor Sie Mitarbeitende anlegen:

* **Standorte** anlegen, falls Sie mehrere Niederlassungen haben (siehe [Standorte](/docs/organisation/locations))
* **Einheiten** und **Abteilungen** erstellen, um Ihr Team zu gruppieren (siehe [Abteilungen](/docs/organisation/departments))
* **Kostenstellen** einrichten, wenn Sie Arbeitszeiten nach Kostenstellen auswerten (siehe [Kostenstellen](/docs/organisation/cost-centers))

Diese Bereiche finden Sie unter **Einstellungen > Organisation**.

## 3. Arbeitszeitmodelle erstellen [#3-arbeitszeitmodelle-erstellen]

<Frame>
  <img src="/images/schedule-models/stamp-schedule-models-create.png" />
</Frame>

Arbeitszeitmodelle definieren die Soll-Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden. Erstellen Sie mindestens ein Modell, bevor Sie Mitarbeitende anlegen.

<Steps>
  <Step title="Modell erstellen">
    Öffnen Sie **Einstellungen > Arbeitszeitmodelle** und klicken Sie auf **Neues Arbeitszeitmodell**.
  </Step>

  <Step title="Wochenplan festlegen">
    Definieren Sie für jeden Wochentag die Arbeitszeiten, Pausen und ggf. Kernzeiten.
  </Step>

  <Step title="Typ wählen">
    Wählen Sie zwischen **Tagschicht**, **Nachtschicht** oder **Dynamische Schicht**.
  </Step>
</Steps>

Mehr dazu unter [Arbeitszeitmodelle](/docs/zeiterfassung/schedule-models).

## 4. Feiertagskalender zuweisen [#4-feiertagskalender-zuweisen]

<Frame>
  <img src="/images/holiday-calendar/stamp-holiday-calendar-overview.png" />
</Frame>

Feiertagskalender sorgen dafür, dass Feiertage bei der Arbeitszeitberechnung korrekt berücksichtigt werden. Sie verwalten sie unter **Einstellungen > Feiertagskalender**.

* Nutzen Sie die **Systemkalender** für gesetzliche Feiertage nach Bundesland
* Oder erstellen Sie **eigene Kalender** für unternehmensspezifische freie Tage

Mehr dazu unter [Feiertagskalender](/docs/zeiterfassung/holiday-calendar).

## 5. Mitarbeitende anlegen [#5-mitarbeitende-anlegen]

<Frame>
  <img src="/images/employees/stamp-employees-create.png" />
</Frame>

Legen Sie nun Ihre Mitarbeitenden an und weisen Sie ihnen ein Arbeitszeitmodell und einen Feiertagskalender zu.

<Steps>
  <Step title="Person erstellen">
    Öffnen Sie **Mitarbeitende** und klicken Sie auf **Neue Person**.
  </Step>

  <Step title="Stammdaten eingeben">
    Geben Sie Name und Personalcode ein. Die E-Mail-Adresse ist optional.
  </Step>

  <Step title="Zuweisungen vornehmen">
    Weisen Sie ein Arbeitszeitmodell, einen Feiertagskalender und ggf. eine Abteilung und einen Standort zu.
  </Step>

  <Step title="Rolle zuweisen">
    Bestimmen Sie die Rolle (z.B. Mitarbeitende, HR Admin, Workspace Admin).
  </Step>
</Steps>

Mehr dazu unter [Mitarbeitende](/docs/zeiterfassung/employees).

## 6. Optionale Module aktivieren [#6-optionale-module-aktivieren]

<Frame>
  <img src="/images/settings/stamp-settings-modules.png" />
</Frame>

Stampfactory ist modular aufgebaut. Aktivieren Sie unter **Einstellungen > Erweiterungen** nur die Module, die Sie benötigen. Basis-Module wie Mitarbeitende, Einheiten, Arbeitszeiten und Feiertage sind immer aktiv.

| Modul                  | Beschreibung                                        |
| ---------------------- | --------------------------------------------------- |
| **Abwesenheiten**      | Urlaub, Krankmeldung, Geschäftsreisen               |
| **Dienstplan**         | Schichtplanung mit Besetzung, Tausch und Zuschlägen |
| **Projekte**           | Projektzeiterfassung                                |
| **Kostenstellen**      | Kostenstellenverwaltung                             |
| **Lohnabrechnung**     | Vergütungen und Payroll-Daten                       |
| **DATEV**              | Integration mit DATEV Lohn & Gehalt                 |
| **NFC-Tags**           | Stempeln per NFC-Karte                              |
| **Kurzarbeit**         | Kurzarbeit-Verwaltung                               |
| **Stimmungserfassung** | Tägliche Stimmungsabfrage                           |

Jedes Modul lässt sich über die Erweiterungen-Kachel ein- und ausschalten. Aktive Module erscheinen anschließend als eigene Kacheln in den Einstellungen bzw. als Menüpunkte in der Navigation.

## 7. Zeiterfassung starten [#7-zeiterfassung-starten]

Ihre Mitarbeitenden können nun stempeln:

<CardGroup cols="2">
  <Card title="Web" icon="browser">
    Direkt im Dashboard über den Stempel-Button.
  </Card>

  <Card title="Mobile App" icon="mobile">
    Per iOS oder Android App, auch mit Biometrie und GPS.
  </Card>

  <Card title="Desktop App" icon="desktop">
    Über die macOS Menu Bar App.
  </Card>

  <Card title="Terminal" icon="fingerprint">
    Per Zeiterfassungsterminal mit Badge, NFC oder PIN.
  </Card>
</CardGroup>

<Info>
  **Tipp**: Testen Sie die Zeiterfassung zuerst mit einem Admin-Konto, bevor Sie alle Mitarbeitenden einladen.
</Info>